Hvordan gjennomføres risikovurdering og en påfølgende forsvarlighetsvurdering for kortere HMS-kurs hos Total HMS?

Den overordnede risikovurderingen av hele bedriften legger grunnlaget for en forsvarlighetsvurdering med hensyn til bruk av et kortere HMS-kurs for verneombud fra Total-HMS, og er et arbeid som dere må gjennomføre i virksomheten, før et samarbeid om kursing av ledelse og ansatte kan finne sted.

Gjennomføringen av risikovurderinger og forsvarlighetsvurdering kan virke kompleks når du først møter emnet, men når du har et fungerende HMS-system blir saken relativt enkel. Bildet er likevel sammensatt og det kreves litt etableringsarbeid, og det gjelder å legge et grunnlag for godt samarbeid og rutiner internt i bedriften for å komme frem til en risikovurdering.

Hva er en forsvarlighetsvurderingen?

Forsvarlighetsvurderingen er i første omgang en avtale mellom ledelsen og de ansattes representanter, som verneombudet, om at arbeidsplassen er såpass harmløs at det er mulig å gjennomføre et kortere kurs om HMS for arbeidstakernes representanter og ledelsens representanter. Men avgjørelsen må likevel betinges og sannsynliggjøres.

Forsvarlighetsvurderingen i seg selv er arbitrær. Det betyr så mye som at det i første omgang er en forhandlingssak mellom partene på arbeidsplassen, innenfor rimelighetens grenser, og basert på en risikovurdering.

Avtalen om forsvarlighet skal dokumenteres skriftlig ( ) og den skal følges av en generell risikovurdering.

Det skal opplyses om type næringsvirksomhet, og hvilke risikoforhold som er bransjevanlige.

Arbeidstakerne skal analyseres statistisk, med hensyn til alder, ansettelsesforhold, ansiennitet og tidligere HMS-opplæring eller erfaring.

Deretter skal dere ta en helhetlig risikovurdering av virksomheten, med en eventuell oversikt over eventuelle tidligere uønskede hendelser eller avvik (brudd på arbeidsmiljøregelverket).

Om dokumentasjonen tilsier at det er forsvarlig med kortere opplæring kan avtalen inngås, begrenset til en periode på to år, når avtalen eventuelt kan fornyes.

Dersom vurderingen konkluderer med at det er forsvarlig og hensiktsmessig med kortere HMS opplæring enn 40 timer, er vårt HMS-kurs for verneombud og HMS-kurs for ledere, så vel som HMS-kurs for arbeidstakere, et godt alternativ.

Hvilke type virksomheter kan ha kortere HMS-kurs?

Dere trenger mest sannsynlig ikke et lengere kurs om det gjelder; et kontor, en butikk, servicebransje, hotell og restaurant, underholdning og kultur, eller et lager med ufarlige stoffer og god fokus på ergonomi og verneutstyr.

Lett industri med samlebånd eller små mekaniske verksted, med lav avviksstatistikk, kan også greie seg med et kortere kurs, spesielt om virksomheten har få (under 50) ansatte og er oversiktlig

Hvilke type virksomheter skal ha lengre HMS-kurs?

Det finnes store forskjeller på hvor farefylt en arbeidsplass er, om det kommer til fysisk risiko eller andre risikoområder som preger virksomheten. Er jobben fysisk farlig, er den psykisk belastende, er det fare for langtidssykdommer blant arbeidstakerne, eller forekommer det ofte arbeidsulykker, så anbefaler vi på det sterkeste at dere sørger for et lengre og mer dyptgående HMS-kurs, siden det kan hende at ditt nye verneombud eller nye leder med HMS-ansvar, vil få mye å ta hånd om.

Det finnes ingen tydelig grense, som vi alt har nevnt. Overgangen ligger på den ene siden mellom lett og tung industri, og på den andre siden mellom håndverksfirma og store anlegg, gamlehjem og mentalsykehus.

Om Arbeidstilsynet eller regelverket, har krevd at dere skal ha et AMU-utvalg, kan et lengre verneombudskurs være på sin plass.

Hva er en samlet risikovurdering?

Vurdering av risiko er en viktig del av sikkerhetsarbeidet, som jo igjen er utslagsgivende for helsen til medarbeiderne. Derfor må det organiseres på en god måte, slik at virksomheten er i stand til å håndtere den risikoen som kan eksistere på arbeidsplassen.

Vurderingen i seg selv trenger ikke å være komplisert, selv om systemet er sammensatt. Omfanget varierer, med hensyn til størrelsen til virksomheten og hvilke arbeidsoppgaver som gjennomføres. Det finnes tre enkle spørsmål som kan stilles i denne sammenhengen:

• Hva er det som kan gå galt hos oss?
• Hvordan kan det forhindres at noe går galt?
• Hvordan kan vi dempe konsekvensene om noe skulle skje?

Hva er det som kan gå galt?

Spørsmålet innebærer en kartlegging av farer og problemer på arbeidsplassen. Gå systematisk frem, og dokumenter det dere finner på alle arbeidsplasser. –Er det fare for fall, belastningsplager, støy, personalkonflikter, kjemikalier, farlige maskiner, dårlig ergonomi?

• Dertil skal det ses på bruksanvisninger for maskiner og utstyr, faremerking og datablader for kjemikalier, rapporter om helseskader og helserelatert fravær i forbindelse med arbeidsplassen.

Det er det viktig å huske at vurdering av risiko er en, eller skal være en, kronisk gjentagende prosess, med jevnlig kartlegging, vurdering av farer og en uttalt målsetning om å holde risikonivået så lavt som mulig i virksomheten.

Dertil er det viktig å tenke på at risikovurderingen skal dekke de følgende arbeidsmiljøområdene:

• Organisasjon og ledelse (Hvor god oversikt har dere)
• Ergonomiske faktorer (Er det få slitasjeskader, gode stoler, sko og arbeidsstillinger samt rullerende oppgaver)
• Psykososiale faktorer (Er stemningen mellom medarbeiderne høflig og korrekt? Møter de situasjoner som det kan være vanskelig å tåle i lengden?)
• Fysiske omgivelser (Skarpe kanter, glatte trapper, drill for sikkerhetssituasjoner, personlig verneutstyr, støy, støv, trykk?)
• Kjemiske og biologiske faktorer (Løsemiddel, bakterier, virus, avføring, kadaver, syrer, baser, eksplosiver, gasser, drivstoff?)

-Og hvor ofte noe kan være kritisk, og eventuelt går galt.

Hvor alvorlige er konsekvensene om noe går galt?

• Ubetydelig
• Mindre alvorlig
• Alvorlig
• Svært alvorlig

Konsekvenstankegangen er dertil viktig når det kommer til å vurdere hvor alvorlig en risiko er, noe som er ganske rett frem. -Men det er viktig også å huske et langtidsperspektiv og typiske yrkessykdommer som kan ramme enkelte yrkesgrupper i virksomheten. Sveiseren møter andre farer enn sykepleieren, og rengjøringspersonell kan møte andre problem enn kontorpersonell.

I denne sammenhengen er det også lurt å være oppmerksom på eventuelle sårbare klasser på arbeidsplassen i sammenheng med risikoområdene. Eksempler på disse er:

• Besøkende eller folk i nærområdet
• Gravide medarbeidere
• Utenlandske medarbeider eller medarbeidere med manglende språkkunnskaper
• Arbeidstakere som kommer inn fra andre virksomheter, som vikarbyrå eller underkontraktører.
• Unge medarbeidere, uerfarne medarbeidere, eller eldre medarbeidere.

Resultatet av informasjonssamlingen ender med en risikovurdering

Som en infanterisikker tankestøtte, har Arbeidstilsynet utviklet et risikodiagram. Diagram av denne typen er i dag i vanlig bruk, siden de er enkle og hjelpsomme, og kommuniserer godt.

Diagrammet brukes for å vurdere forskjellige farehendelser.

En viktig del av dette er likevel verdt å merke seg. Det er ingen som har laget en bombesikker mal for hva som definerer akseptabel risiko, eller når det er nødvendig å redusere risiko med hensyn til loven, selv om loven har som formål at alle skal holde seg friske og uskadede på jobb.

Det er opp til den enkelte virksomhets ledelse, i samvirke med verneombud og bedriftshelsetjenesten, så vel som andre medarbeidere, å utforme et rammeverk for håndtering av risiko som er akseptabelt for alle parter. I større virksomheter eller risiko-bransjer vil Bedriftshelsetjenesten også ha en rådgivende funksjon på området.

Dette gir et lite spillerom for forhandling samtidig som det kan føre til et spenningsforhold mellom ledelse og arbeidstakere, om den ene siden syns at vernetiltak blir for dyre, mens den andre siden ikke føler seg helt trygg på jobben. En løsning kan være å bruke bedriftshelsetjenesten som en nøytral megler.

Det finnes også unntak for denne tommelfingerregelen. Her må man altså sette seg godt inn i det spesifikke regelverket for utsatte bransjer. Arbeid i høyden er for eksempel detaljert regulert med hensyn at personlig fallsikring (klatresele med fall-rep eller sikringsperson) kun skal brukes om det er umulig å bruke kollektiv fallsikring (som Stillas eller heisstol).

Analysen hjelper med å fjerne farlige element

Resultatet av risikoanalysen skal så brukes til å redusere eller fjerne identifiserte farer, eller å forebygge at de opptrer, eller for å dempe konsekvensene om en ulykke inntreffer. Dertil bør det ses på industrinormer, standarder og bransjeorganisasjonens råd for god praksis.

Har virksomheten gjort nok for å instruere og lære opp arbeidstakerne og ledere?

Resultatet av risikoanalysen, risikovurderingen, skal som siste etappe på risikorunden ende i en handlingsplan som foreskriver langsiktige og kortsikte målsetninger og mål for sikkerhetsarbeidet.

Total HMS er i ferd med å utvikle et integrert digitalt system for alle HMS-oppgaver

Total HMS er i ferd med å utvikle et integrert digitalt system for alle HMS-oppgaver, deriblant det rutinemessige sikkerhetsarbeidet og risikovurderingen, så vel som oppfølging av vernerunder og utbedring av oppdagede avvik.

Plattformen kan brukes fra nettbrett, telefoner og fra PC-en, og alle kan få tilgang til å gi input, mens dem som har ansvaret for et område, varsles og får oppgaver om utbedring og henvisninger. Saksgangen kan følges og dokumentasjonen lagres i samsvar med lovens krav, uten at noen trenger å håndtere og ivareta et hav av papir og dokumenter.

Arbeidstilsynets retningslinjer for risikovurdering

Arbeidstilsynet har laget en standard mal for gjennomføring av en gjennomgående Risikovurdering på papir samt en veibeskrivelse for gjennomføringen av det de ser som en akseptabel risikovurdering. I disse sammenhengene er det alltid lurt å se på hva Arbeidstilsynet anser som et gangbart system, side det er dem som eventuelt overprøver arkivene og dokumentasjonen til virksomheten en gang i fremtiden. Bruk gjerne deres algoritme for å lage forsvarlighetsvurderingen for HMS-kurs fra Total HMS.

Risikovurdering i sammenheng med datahåndtering

Digdir har også laget en egen veiledning for risikovurderinger i forbindelse med informasjonssikkerhet og databeskyttelse. Veiledningen kan være spesielt hjelpsom for virksomheter som baserer seg på digitalisert kontorvirksomhet og liknende virksomheter som håndterer sensitiv informasjon, for eksempel av typen betalingsinformasjon og personinformasjon, noe som delvis vil omfatte enhver virksomhet som håndterer egne salg, eller som har digitale arkiver med informasjon om medarbeiderne.

Se også:

• Forsvarlighetsvurdering
• Arbeidstilsynets algoritme for risikoanalyser
• Risikoanalyse
• Bedriftshelsetjeneste