Hva er prosjektledelse?

Et prosjekt er et større gjøremål hvor mange biter må falle på plass. Her kreves det derfor planlegging, koordinering og oppfølging, gjerne av folk, materialer og verktøy og maskiner, så vel som av økonomien i det hele.

Begrepet prosjektledelse er kommet til oss fra det engelske Project Management, og noe tapes i oversettelsen. En prosjektleder er egentlig en prosjektforvalter eller prosjektstyrer, mer enn en leder, slik vi vanligvis bruker ordet.

Slik er prosjektledelse ikke utelukkende det samme som den sosiale prosessen lederskap, hvor man forsøker å oppnå noe sammen med underordnede. Men, prosjektledelse inkluderer også teamutvikling, motivering og konfliktløsning. Gode kommunikasjonsevner er ikke en ulempe.

Prosjektlederen sitter med det daglige ansvaret for å lede et prosjekt over en bestemt periode, til ferdigstillingen av prosjektet. Han har hovedansvaret for planleggingen, gjennomføringen og evalueringen etter ferdigstilling. Hovedmålet er at prosjektet gir den forespeilede avkastningen, og at budsjetter og tidsrammer holdes. Dette inkluderer delegering av oppgaver til medarbeidere, fleksibilitet og en god evne til å holde oversikt med det hele.

Den politiske motivasjonen

Rent politisk kan prosjektstyring spores tilbake til det private næringslivet sin prosesstankegang og prosesstyring, med styrings- og kontrollpunkter, og et fokus på målbarhet for å kunne skape kvantitative mål som gjenspeiler kvalitet. -Men med de liberalistiske reformene innen offentlig sektor, som ble innledet under slagordet New Public Management eller Ny Offentlig Ledelse, har denne tankegangen også fått et staut fotfeste innen europeisk lovgiving og offentlig forvaltning. (Se også HACCP for matsikkerhet)

Hva kjennetegner et “prosjekt” jamfør Digitaliseringsdirektoratet?

Digitaliseringsdirektoratet, Digdir, har vært med på å sette en standard for hva som menes med prosjektstyring. De har laget en veileder for god praksis for styring av prosjekter, og definerer begrepene i denne veiledningen.

• Hensikten med et prosjekt er å sikre bedre forutsigbarhet, styring og kontroll.
• Et prosjekt kjennetegnes av at det er en midlertidig organisasjon. I byggesaker kan vi gjerne tenke på dette som en Enterprise.
• Målet er å levere ett eller flere produkter som i seg selv realiserer målet som begrunnet prosjektet.
• Måloppnåelsen er gjerne en engangsoppgave, selv om liknende prosjekter kan finne sted på en annen tid eller et annet sted.
• Prosjektet begrenses av en avtalt ramme, bestående av omfangsområde, tidsbegrensingen og kostnadstaket.
• Prosjektet er avhengig av tilgang på fagkompetanse på tvers av grunnleggende organisasjoner.

Dette betyr også at det ikke er alle oppgaver som bør organiseres som prosjekt. Små avgrensede gjøremål trenger ikke nødvendigvis prosjektstyring, spesielt om der ikke er et utpreget behov for tverrfaglig samarbeid, mellom det som gjerne kalles linjeorganisasjoner (de vanlige organisasjonsenhetene, som en autonom avdeling eller virksomhet.)

Om du vil lære mer om prosjektledelse i virksomheter på generelt grunnlag, kan det anbefales at du tar en titt på prosjektveiviseren til Digitaliseringsdirektoratet. Her finner du mye om hovedhensikten til direktoratet, som er å fremskynde digitalisering, men du finner også tilpassede prosjektmodeller og aktuelle tema, for eksempel for bygg, anlegg og eiendom.

Prosjektleder er en standardisert yrkestittel og en videreutdannelse som tilbys hos høyskoler

Måten prosjekter styres på, er blir mer og mer faglig formalisert. Project Management Institute er den verdensomspennende foreningen for prosjektledere, og har fungert siden 1969. I dag har foreningen mer enn 500 000 medlemmer i over 200 land, med 280 lokale klubber. Prosjektledere har sin egen “bibel”, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, som i dagens korporative “newspeak” gjerne kortes ned til PMBOK GUIDE. Verket revideres jevnlig, og 2017-utgaven omfatter over 900 sider, med spesifikke strategier og perspektiver for hvilke løsningsmuligheter som foreligger.

Prosjektledese slik det fremstår i dag er del av ANSI-ISO-standardiseringssystemet, og ISO 21500 fra 2012 definerer i dag veiledningen for prosjektledelse. Veiledningene kan brukes av alle typer organisasjoner, med tilpasninger for offentlige, private og selskapelige organisasjoner. Veiledningene er generelle, og gir derfor en del spillerom når det kommer til spesifikk styring av programmer. ISO-standarden er på beskjedne 36 sider.

Prosjektledelse har utviklet seg til å bli et spesialfelt som i første omgang er bransjeuavhengig. Likevel skal en god prosjektleder også ha kjennskap til hvordan den bransjen han ledere prosjekter i fungerer, og om hvilke utfordringer som kan oppstå. NTNU i Trondheim er muligens den beste høyskolen for å videreutdanne seg i prosjektledelse i Norge. Her lærer ledere, økonomer og ingeniører, blant annet hos markante bedrifter som Statoil, Statens Vegvesen, Statsbygg og Bane NOR, hvordan prosjekter ledes på best mulig vis.

Ansvarsrett og prosjektledelse i byggesaker

Det finnes to felt i byggesaker som begge, i alle fall delvis, krever prosjektledelse.

Ansvarlig søker er den første prosjektlederen. Denne har ansvarsretten til å starte byggesøknaden hos kommunen. Deretter har ansvarlig søker også hovedansvaret for at søknaden er korrekt og følger regelverket. Ansvarlige søker driver også med prosjektledelse når det kommer til det koordinerende ansvaret for de andre involverte aktørene med ansvarsrett, som er involverte i prosjektet. Det betyr at ansvarlig søker også utformer en gjennomføringsplan for prosjektet. Denne skal også følge med byggesøknaden.

Ansvarlig prosjekterende er en annen rolle, som muligens også kan fylles av samme person eller juridiske person. Den ansvarlig prosjekterende tegner, beskriver og beregner prosjektet, og sørger samtidig for at alle elementer i prosjektet følger regelverket, fra den indre utformingen av det ferdige bygget, til ansettelsesforhold og sikkerhet på byggeplassen.

Den såkalte samsvarserklæringen er belegget for at dette finner sted og er inkorporert som en del av prosjektledelsens helhetlige ansvar. Samsvarserklæringen og beskrivelsen av prosjektet legges ved som en del av den helhetlige byggesøknaden.

Slike aktører skal helst ha en sentral godkjenning fra Direktoratet for byggekvalitet, slik at kunden enkelt kan avgjøre om byrået de ønsker å velge har det riktige skill-settet.

For byggesaker trengs nemlig mange forskjellige evner som må flyte sammen på et godt vis. Den arkitektoniske planleggingen og den ingeniørtekniske beregningen møter på økonomisk forvaltning, personalforvaltning og juristisk overprøving og kontroll, så vel som mange forskjellige typer håndverkskunst. Da lønner det seg å kunne finne frem til kvalifiserte partnere på et enkelt og oversiktlig vis.