HMS-målsetninger sett i sammenheng

HMS-målsetninger er en del av det som helhetlig gjerne omtales som systematisk HMS-arbeid. Det systematiske HMS-arbeidet innebærer at lederen i en virksomhet etterkommer målsetningene i arbeidsmiljøloven, og dennes forskjellige tilhørende forskrifter, med kontinuerlige tiltak for å redusere risiko på arbeidsplassen, og å bygge opp et trygt og sunt arbeidsmiljø for de ansatte.

Prosessen er gjentakende, men den innebærer i første omgang en kartlegging av arbeidssituasjonen, hvordan ting er organiserte og hvilke potensielle risikoer og utfordringer som medarbeiderne møter, med hensyn til deres helse, det generelle arbeidsmiljøet og sikkerhetstiltak.

Dette gir så grunnlaget for det som kalles en risikovurdering. Denne tar for seg for seg hvilke potensielle risikoer som er overhengende på de forskjellige arbeidsområdene, hvor stor risikoen er og hvor alvorlige konsekvenser en hendelse vil kunne ha.

Målsetningene kommer så inn under det nest siste trinnet i det systematiske sikkerhetsarbeidet. Dette trinnet omtales også gjerne som en handlingsplan eller tiltaksplan. Planen er basert på funnene i kartleggingen og de forskjellige risikovurderingene for de forskjellige arbeidsområdene. Målsetningene skal gjerne være konkrete og praktiske, i tillegg til at det selvfølgelig også finne overordnede målsetninger, som en reduksjon av sykefravær og skader på jobb eller bedre trivsel og orden.

Måloppnåelsen ses så i hensyn til oppfølging og evaluering av resultatene av HMS-arbeidet. Hvilke tiltak er det som har fungert for å oppnå de satte målsetningene, og hvordan fungerte de forskjellige tiltakene, er spørsmål som kan besvares. Gjerne brukes det her en statistisk analyse av for eksempel sykefravær over tid, eller antall tilfeller av skader på jobb. Med et ordnet HMS-system for oversikt, ansvarsfordeling og oppgavefordeling, samt dokumentasjonsoppbevaring gjøres mange av de grunnleggende målene enkle å oppnå.

Målsetningene for HMS-arbeidet

De overordnede målene med HMS-arbeidet er definerte i Arbeidsmiljøloven og i forskriftene til arbeidsmiljøloven. Loven er der for å beskytte arbeidstakerne, men det finnes også økonomiske motiver og samfunnshensyn som spiller inn på målstyringen. Selv om første prioritet er at alle er trygge og sikre på jobb, finnes det også et ønske om å spare unødige kostander på grunn av sykefravær eller materielle skader. Arbeidsmiljøloven kan også brukes som en generell oversikt over hvilke elementer som må være på plass på arbeidsplassene i en virksomhet:

• Helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon
• Fullstendig trygghet fra fysiske og psykiske skader
• En velferdsmessig standard i samsvar med teknisk og sosial utvikling i samfunnet forøvrig
• Trygge ansettelsesforhold og likebehandling
• Ytringsfrihet i bedriften og systemer for varsling og problemløsning
• Tilpasset arbeidssituasjon til forutsetning og livssituasjon
• Samvirke mellom arbeidstakere og ledelse for å ivareta og utvikle virksomhetens arbeidsmiljø
• Arbeidstid, ferie og betaling etter rammene i lovverket så vel som en eventuell tariffavtale (dekkes også delvis av Ferieloven)

Forskriftene som relaterer direkte til arbeidsmiljøloven

De detaljerte målene som hver bedrift trenger, finnes delvis i noen av forskriftene til arbeidsmiljøloven. Det finnes seks sentrale forskrifter til arbeidsmiljøloven. Dertil kommer flere andre forskrifter som gjerne omtales som sentrale forskrifter på arbeidsmiljøområdet. Kategoriseringen er basert på hvilke lover og forskrifter som direkte relaterer til Arbeidstilsynets arbeidsområder, og som slik er relevante for enhver bedrifts HMS-arbeid.

De fire første forskriftene er de viktigste når det kommer til generelle målsetninger for helse miljø og sikkerhetsarbeidet i de fleste virksomheter.

• Forskrift om organisering ledelse og medvirkning, gir detaljert beskrivelse av hvordan samarbeidet mellom ledelse, bedriftshelsetjenesten og arbeidstakeren og verneombudet, skal finne sted, og hvordan arbeidsmiljøet slik kan utbedres. Her dekkes også risikovurderingen og bruken av personlig verneutstyr.
• Arbeidsplassforskriften gir en rekke detaljerte fysiske beskrivelser av hvordan ting skal se ut på arbeidsplasser, og er slik en hjelpsom guide til mange av de fysiske målene for vernearbeidet. Her dekkes renhold, vedlikehold, kollektive beskyttelsestiltak og relaterte tema.

De viktigste beskrivelsene er kanskje sikkerhetsutrustning som alarmer, varslingssystemer, rømningsveier og redningstilgang, så vel som generell brannforebygning, skilting og merking, og sikring av farlige arbeidsplasser.

Noen beskrivelser er mer detaljerte enn andre, noe som også forteller oss litt om dem som har skrevet arbeidsplassforskriften. Hvordan et skrivebord, kontorstolene og belysningen på kontoret skal se ut, og hvilke egenskaper dataskjermene skal ha, er beskrevet meget detaljert. Andre beskrivelser i forskriften er mer generelle, og gjelder pauserom, atkomstvei, arbeidslokaler.

• Forskrift om utførelse av arbeid har tre hoveddeler. Her dekkes generell sikkerhet ved arbeid og bruk av riktig arbeidsutstyr, så vel som arbeid i høyden og varmt arbeid, dertil kommer risiko-arbeidssituasjoner som dykking og bergarbeid, så vel som arbeid med kjemiske og biologiske faktorer.
• Forskrift om tiltaks- og grenseverdier gir standarder for støy og vibrasjon, stråling og kjemikalier, så vel som biologisk forurensning på arbeidsplassen og fungerer utfyllende for Forskrift om utførelse av arbeid.
• Produsentforskriften sikter i hovedsak mot produsenter, importører, selgere og utleiere av verktøy, kjemikalier og utstyr for arbeid og profesjonell bruk, og hvordan dette skal merkes, sertifiseres og informeres om.
• Forskrift om administrative ordninger er en forskrift som dekker diverse sertifiseringer og krav til godkjenninger rundt HMS-arbeid, for eksempel bedriftshelsetjenesten, gebyrer og avgifter, samt diverse ekstra saker, som lasting og lossing i havner, samt trykkluft for dykking og åndedrettsvern. Den er ikke direkte HMS-relevant for de fleste virksomheter.

De øvrige forskriftene på arbeidsmiljøområdet

De øvrige sentrale forskriftene på arbeidsmiljøområdet, som du med fordel kan bruke og forholde deg til når du utformer din bedrifts målsetninger i HMS-arbeidet, er mer spesialiserte for enkelte sektorer. Det finnes likevel en del som kan anses som allmenngyldig eller meget sentralt.

• Internkontrollforskriften, også kjent som HMS-forskriften, er den mest generelle av dem, og fungerer som en oppskrift for strukturering av HMS-arbeidet. Den viser trekkene for hvordan ledelsen og de ansattes representanter skal ta hånd om sikkerheten, ved å bygge opp systemer for feilsøking og vedlikehold.
• Forskrift om godkjenning av renholdsvirksomhet, har som eneste formål å unngå svart arbeid hos underleverandører av renholdstjenester, ved å tvinge dem inn i et sentralt register, med registrerte arbeidstakere med HMS-kort. Kunden er dermed også tvungen til å sjekke
• Byggherreforskriften legger rammeverket for hvordan HMS (SHA) – arbeidet på bygge og anleggsplasser skal finne sted, og er utgangspunktet for byggherrens ansvar
• Forskrift om personlig verneutstyr gir deg informasjon om forskjellige typer verneutstyr, og den korrekte merkingen og sertifiseringen for forskjellige temperaturer, kjemikalier og fysiske farer.

Målsetninger for ledelsen følger ut av en første oversikt

Oppbyggingen av et HMS-system for en virksomhet er en langvarig prosess som krever et stadig vedlikehold. Om du først setter i gang som HMS-ansvarlig for ledelsen i en større bedrift, eller om du leder din egen lille bedrift, er første trinn at du skaffer deg en oversikt over det gjeldende regelverket for din bransje, og hvilke forskrifter som griper hardest på de forskjellige områdene av din virksomhet. Begynn gjerne med grove grunnleggende mål. Skaff deg oversikten over hva tilstanden er og om hvor konform virksomheten er ovenfor regelverket, i grove trekk. Et HMS-kurs for ledere er en god begynnelse her.

Om du har mer er enn 9 ansatte, burde du starte arbeidet med å få i gang en verneombudsordning, hvor de ansatte velger en representant som kan samarbeide med deg om å se til at alt er i orden. Dette betyr litt ekstra lønnsutgifter, og noe mindre regulær arbeidstid for den utvalgte representanten, men målet er at det skal lønne seg for alle involverte, på lang sikt. Representanten bør også få et kurs for å få en god start og en oversikt over verneombudets oppgaver.

Etter kursingen blir neste steg å sette seg ned sammen, og å lage en oversikt over bedriften. Deretter burde dette følges opp med vernerunder for forskjellige områder, og eventuelt andre tiltak, som medarbeidersamtaler, og en evaluering over syke og skadestatistikker.

Det hele trenger ikke å være veldig dramatisk eller storslått. Ofte kan selv små tiltak hjelpe til med å forbedre “klima” på jobb, og små sikringstiltak og forbedringer kan få store positive utslag på arbeidsmiljøet og sykefraværet. Se gjerne på de små tingene som skaper sosiale spenninger, eller på de små ufornuftige valgene som fører til sykemeldinger.

Et øye for detaljer hjelper med å finne gode målsetninger

Små mål kan være meget utslagsgivende. I et av de faktiske eksemplene i vårt kurs ser vi nærmere på et verneombuds opplevelse av personkonflikter på et pleiehjem. Her var kjernen i person-problemene at det manglet ansvarsfordeling for hvem som skulle ta hånd om brukte uniformer, og det manglet skittentøyskurver, noe som førte til stadig krangling om oppgavefordelingen og rotete garderober.

I ettertid kan man si at løsningen var enkel og opplagt. Ansvaret for orden ble formalisert og roterte mellom de ansatte, og det ble kjøpt inn flere skittentøyskurver på hjul, for å hjelpe til med bedre orden og tidsriktig transport til sentralvaskeriet. Dette førte igjen til mindre krangling og en langt bedre tone mellom de ansatte, noe som igjen resulterte i en bedre trivsel på jobb.

Mange arbeidsplasser kan ha slike små problemer som skurrer og gnager litt, og om det skapes et forum for å ta dem opp er det mulig å gjøre noe med dem, enten med en mer aktiv ledelse, eller med mer aktive arbeidstakere som selv finner en løsning, som så kan godkjennes av ledelsen. Sluttresultatet er forbedret trivsel og gjerne også mer arbeidslyst.

Et godt system åpner opp for store innsparinger

Sintef gav i 2016 ut flere større rapporter om det norske arbeidslivet, en rapport om Kostnader ved arbeidsrelaterte sykdommer og skader så vel som en Evaluering av bedriftshelsetjenestens funksjon. Slike studer er i løpet av de siste årene gjennomført i mange EU-land og dommen er ganske entydig. God HMS lønner seg. Den holder forsikringskostnader nede, lar arbeidere forbli lengre i jobben, og øker lønnsomheten i virksomheten.

Det groveste eksemplet av denne typen er kanskje de tyske sentralslakteriene som i løpet av de siste årene har vært preget av dårlige arbeidsforhold og dårlig HMS, noe som i nærmere fortid har ført til inngrep, både fra myndigheter så vel som forsikringsselskap (involvert i rollen som i Norge hovedsakelig bæres av Folkehelsen), som måtte bære kostnadene av vill arbeidstid, akkordarbeid, dårlig organisering og mange skader i forbindelse med skarpe kniver og manglende sikkerhetssystemer, så vel som manglende personlig verneutstyr.

Etter at det ble gitt en premiereduksjon til virksomheter som investerte i nytt verneutstyr, samt at det fant sted en slags “allmengjøring av tariffavtalen” i bransjen, kan vi se at virksomheter som ble med på investeringene, allerede ser en reduksjon i skader og sykefravær som gjør at investeringen, sammen med de bedre arbeids og lønnsforholdene, fortsatt lønner seg og øker fortjenesten, i sammenlikning med epoken med “Laissez-faire” som tidligere hersket i bransjen. I gjennomsnitt sparte bedriftene inn omtrent 200 % av det investeringen i god HMS kostet, i løpet av det første året.

Selv om resultatet ikke nødvendigvis er like formidabelt i alle bransjer, hvor risikoen også er ringere, vil det som regel finnes områder hvor relativt små investeringer kan føre til innsparinger i lengden. Andre generelle eksempler er, fokus på ergonomiske arbeidsstillinger, bedre arbeidssko eller et økt fokus på bruk av riktig, og riktig bruk av, personlig verneutstyr.

Målstyrt HMS gjøres enkelt sammen med Total-HMS

Mange tenker på at det gjerne blir mye ekstra papirarbeid med et HMS-system. De forsøker å holde til et minimum og forsøker kun å etterkomme lovens minstekrav om dokumentasjon av arbeidet. Spesielt i små virksomheter kan det bli vanskelig å finne nok tid og overskudd for å gjøre HMS-arbeidet på ordentlig vis.

Det betyr at også at bedriften eventuelt går glipp av den fortjenesten som venter med en god HMS-måloppnåelse.

Total HMS utvikler et skreddersydd system for målstyrt og rutinert HMS-arbeid som forenkler kommunikasjonen mellom de involverte og holder orden i dokumentasjonen og skaper god orden. Hele systemet kan styres og innses fra PC, Mobiltelefonen eller nettbrett, alt etter hva du syns er mest praktisk. Er du ute på runden kan du sette opp notiser og tildele ansvar, er du på kontoret kan du se over hva som er gjort. Den ansvarlige for gjennomføringen får på sin side en oversiktlig liste over gjøremål og oppgaver som så kan bekreftes som fullførte eller kommenteres om andre tiltak kreves. Slik har dere til enhver tid oversikt over hva som er gjort, for å sikre HMS på arbeidsplassen og andre standardmål.