Medarbeidersamtalen
Det finnes mange forskjellige måter å gjennomføre en medarbeidersamtale på. Dette er ikke et ritual som er meislet i sten, og medarbeidersamtalen kan gjennomføres forskjellig fra arbeidsplass til arbeidsplass. Hensikten med medarbeidersamtalen er at den enkelte medarbeideren følges opp, og har muligheten til å utvikle seg selv i arbeidsforholdet.
Den er en mulighet for kommunikasjon mellom ledelsen og de ansatte som kan brukes til å lufte forventninger eller behov som partene har i forhold til hverandre, så vel som tillitsbygging. Samtidig er rom for både ros og kritikk i begge retninger.
Når dette er nevnt kan man også påpeke at dette beskriver en idealtilstand, som det er vanskelig å oppnå, selv om man kan ha den som en målsetning. En god samtale i seg selv krever tillit fortrolighet og en opplevelse av å møtes på samme plan, eller på likefot, og det er ikke noe som nødvendigvis er tilfelle i et asymmetrisk maktforhold, som gjerne hersker mellom de ansatte og ledelsen i en bedrift.
Samtidig er det verdt å nevne at der ikke finnes noen lovforpliktelse til å gjennomføre medarbeidersamtaler. Likevel er det vanlig å holde medarbeidersamtaler for å skape et forum for samtaler og medvirkning mellom de ansatte og ledelsen ved en virksomhet.
Det tar tid å bygge tillitsforhold
For å bygge en trygghet for relativt åpne samtaler om forhold på arbeidsplassen er det derfor fordelaktig med jevnlige og rutinemessige medarbeidersamtaler. Vanlig hyppighet er en formell medarbeidersamtale i løpet av året. Det er vanlig å sende ut en innkallelse i god tid. Det gir begge parter anledning til å forberede seg. Det kan også lønne seg å legge ved spesifikke tema for samtalen, om der er emner som trenger ekstra oppmerksomhet. Dertil er det tilrådelig å sette av passende tid til samtalen, gjerne opptil en time, eller mer om det trengs, og at møtet ikke holdes på sjefskontoret, men på et nøytralt sted, som et felles møterom.
Forberedelse til medarbeidersamtalen
Den langsiktige forberedelsen til medarbeidersamtalen er at man noterer seg ting gjennom året, både når det kommer til den enkelte ansatte, om man er i en ledelses- eller personal – funksjon, eller om medarbeidere, arbeidsforhold og oppgaver, om man er ansatt. Det kan være lurt å ta med notatene på møtet, slik at det unngås at medarbeidersamtalen kun blir en rutine, men faktisk utvikler seg til en fruktbar institusjon for samarbeid og utvikling på arbeidsplassen.
Hva inneholder en medarbeidersamtale?
Det er arbeidsgiveren som tar initiativ til medarbeidersamtalen, og det er derfor også arbeidsgiver som leder samtalen. Derfor er det også sentralt at arbeidsgiver har forberedt hva som skal være hans tema for samtalen.
Som nevnt finnes det mange ulike måter å gjennomføre en medarbeidersamtale på, og det gjelder også for innholdet i medarbeidersamtalen. Noen arbeidsgivere bruker et standardskjema som brukes både for å forberede, gjennomføre, og til etterarbeidet av samtalen. Et skjema kan fort virke meget bindende eller hindrende, samtidig som det hjelper med å holde kursen i en samtale. Rådet er derfor at du bruker et løst skjema som gir den som gjennomfører samtalen nok spillerom for personlig og tematisk tilpasning. Samtidig er det også lurt å se til at skjemaet passer for den enkeltes arbeidssituasjon.
Alternativt trenger ikke et dokumentasjonsskjema spille en stor rolle i en fortrolig samtale, og det kan holdes utenfor selve medarbeidersamtalen, som da får anledning til å utvikle seg selv på en friere måte. Ved siden av dette er det også et generelt råd at du som leder medarbeidersamtalen tar deg tid til å stille åpne spørsmål, og også til å lytte til hva arbeidstakeren har å melde.
Punkter eller tema som er blitt dekket skal gjerne også oppsummeres på slutten, samtidig som du tar deg tid til en hyggelig utfasing fra samtalen.
Fire hovedområder som skal dekkes i en vanlig medarbeidersamtale
Den vanlige medarbeidersamtalen har fire kjerneområder som er med på å definere den. Det er snakk om trivsel, arbeidsoppgaver, tilbakemeldinger og utvikling, både faglig og menneskelig.
-Trivsel
Under området trivsel, snakker man gjerne om forholdet og samarbeidet med medarbeidere og til ledere, om kontormiljøet og om eventuelle andre faktorer som kan være med på å påvirke arbeidshverdagen. Her kan det for eksempel bli snakk om, om det er behov for tilrettelegging for den enkelte på arbeidsplassen. Det kan også være rom for å diskutere eventuelle positive tiltak som kan gjøres, eller om hva som her bidratt negativt til atmosfæren i løpet av det siste året.
-Arbeidsoppgaver
Med arbeidsoppgaver mener vi i denne sammenhengen en samtale og en evaluering av året som er gått, og hva som er blitt gjort. Dertil kommer også målsetningene for hva som skal gjøres i det kommende året. Her dreier det seg hovedsakelig om den enkeltes personlige bidrag og innsatser, så vel som tilfredsstillelsen av oppgaver, forventet effektivitet, og faglige kompetanseområder.
-Tilbakemelding
Tilbakemelding er gjerne et ømtålig område både for lederskapet, så vel som for den ansatte. Det blir muligens vanskelig å kombinere en positiv tone og atmosfære, med krevd veiledning, korrigerende tilbakemeldinger på oppførsel eller innsats.
Derfor kan det være lurt å snakke om mer krevende tema adskilt fra medarbeidersamtalen. Det er gjerne ønskelig for begge parter at klanderverdig oppførsel eller klanderverdige forhold gripes tak i tidligere, enn med et års mellomrom.
-Utvikling
Med utvikling menes gjerne muligheten for å bygge ut, eller skjerpe, kompetanseområder, innsatsfelt eller ansvarsområder. På den ene siden av dette er dette et hensyn til bedriftens behov, så vel som hvilke ressurser som står til rådighet, så vel som hvilke muligheter som er åpne.
Dette møtes på den andre siden av den ansattes motivasjoner og kompetanseområder i forbindelse med oppgaver som må utføres i virksomheten.
Er lønn et tema i medarbeidersamtalen?
Som tema i seg selv kan lønn bli et tema i løpet av en medarbeidersamtale, og det er mulig å føye dette til som et punkt i gjennomgangstemaene som er nevnt over. Om lønn nevnes bør det være spesifisert som et eget punkt i forkant. Det kan også lønne seg å legge punktet til slutten, fordi det gjerne står i et direkte forhold til arbeidsoppgaver, utvikling, og tilbakemeldinger knyttet dette. Det er som kjent gjerne den personlige innsatsen, ansvarsområdet, mulige kompetanser og utviklingspotensial som avgjør lønnsnivået.
Det er derimot også vanlig å gjennomføre en lønnssamtale adskilt fra medarbeidersamtalen. Noen tariffavtaler, som
hovedtariffavtalen i offentlig sektor (kommune og stat) gir den ansatte en rett til en årlig lønnssamtale. Om lønnssamtalen ikke er festet i tariffavtaler eller bedriftens egne forskrifter, eksisterer det ingen rett til lønnssamtaler. Som arbeidstaker står man selvfølgelig fritt til å forespørre en reforhandling av lønn, men der eksisterer ingen garanti for at forespørselen blir hørt.
