SHA er mer enn HMS

SHA er en forkortelse for begrepet “Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø”. En slik plan har sin bakgrunn i Forskriften om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser, også kjent som Byggherreforskriften. Byggherreforskriften beskriver hvilket ansvar en byggherre har for arbeidernes sikkerhet, deres helse og deres arbeidsmiljø, når byggherren planlegger prosjekter og gjennomfører dem. Av den enkle grunn brukes begrepet derfor kun i anleggs- og bygge-bransjen. HMS-begrepet på sin side omfatter som kjent alle typer arbeidsplasser på grunnlag av Internkontrollforskriften. Vanlig HMS-arbeid er også nødvendig på byggeplasser, men SHA-arbeidet er mer nøyaktig og spesifisert på hvert enkelt prosjekt som skal gjennomføres.

Hva inneholder en god SHA-plan?

Hensikten me en SHA-plan er å sørge for at risker forbundet med bygge og anleggsarbeid håndteres på en forsvarlig og så sikker som mulig måte. Derfor må det lages en SHA-plan i planleggingsfasen, som så brukes som et hjelpemiddel i utføringsfasen.

Mange dårlige SHA-planer som ikke oppfyller den egentlige hensikten

Det har oppstått en del misforståelser rundt konseptet, og det klages ofte en del over SHA-planer, både fra byggebransjen selv, men også fra Arbeidstilsynet. Med det formål å etterkomme alle detaljene i Byggherreforskriften til punkt og prikke, blir mange SHA-planer overkomplisert advokatmat, som er lite anvendelige, samtidig som at de ikke er nøyaktige nok når det kommer til å foreskrive praktiske og håndgripelige sikkerhetstiltak. Som følge av dette finnes det mange dårlige SHA-planer. Disse oppfyller ikke sin rolle som byggherrens ledsagende verktøy. Når planen i utgangspunktet er dårlig laget, vil den heller ikke brukes, og da oppdateres den heller ikke ved registrerte avvik eller kvalitetssvikt som har betydning for å ivareta en god SHA.

Store offentlige aktører har gått sammen for å gjøre SHA-implementeringen bedre og enklere

Bransjens store offentlige aktører i Norge har gått sammen for å utarbeide en veileding som hjelper deg med å utforme en god SHA. Sammen har Forsvarsbygg, Jernbaneverket, Statsbygg, Statens vegvesen og Norsk Eiendom, en forening som representerer private entreprenører både godkjent, og begynt å bruke SHA-veiledningen. I følge denne veiledningen skal en god plan kun ha de obligatoriske punktene og en forklarende innledning:

1. En forklarende innledning og bred beskrivelse av prosjektet
2. Organisasjonskart og kommandokjede som viser ansvarsområder og ansvarlige
3. En fremdriftsplan som gjerne viser etapper/faser
4. Spesifikke tiltak rundt risikohåndtering
5. Beskrivelse av rutinene og loggføring av avvik og avvikshåndtering.

Hva skal innledningen til en SHA-plan inneholde?

Selv om Byggherreforskriften ikke spesifiserer at der skal være en innledning til en SHA-plan, så er det likevel formålstjenlig å inkludere en. Den kan være kort og konsis, gjerne med henvisning om hvem som skal ha planen, og hvem som skal oppdatere den gjennom prosjektutføringen. Her trengs det vanligvis ikke mer enn en enkelt side, og den kan gjerne være kortere. Det som beskrives er prosjekttypen i korte drag, som oppussing eller veibygging etc., så vel som stedsforholdene, med hensyn til naboer, grunnforhold, trafikk i området, eller andre elementer av viktighet. –Om det kreves spesielle tiltak forfølges disse i punkt 4. Når det kommer til oppdateringsansvar og distribusjon av planen, så er det viktig å være nøyaktig. Her foreligger det et krav i forskriften. Sett gjerne opp en navneliste med roller, kontaktpersonenes navn, virksomheten de representerer og deres Epost og telefonnummer. Listen skal inneholde byggherre, byggherrens stedfortreder, prosjektkoordinatoren, utføringskoordinatoren, prosjektlederen, totalentreprenøren eller andre entreprenører, så vel som andre eventuelle. Det er nemlig byggherrens ansvar at alle involverte arbeidsgivere er kjente med innholdet i planen. Det gjelder også når det kommer til underentreprenører i alle ledd, så vel som enkeltpersonforetak. Her kan man også inkludere verneombudet med det samme. Forskriften sier også at planen skal være lett tilgjengelig for alle på anlegget. Dermed kan det være lurt at det også innledes med hvor planen i sin helhet er slått opp på en oppslagstavle, eller hvor en versjon av planen er delt online. Spesifiser gjerne at alle som deltar på anleggsplassen, så vel som deres foresatte skal ha tilgang til nettversjonen av SHA-planen. En typisk feil som ofte finnes i denne sammenhengen er at byggherren ikke etterkommer kontrollplikten som han er pålagt, når det kommer til å kontrollere at alle som skal ha SHA-planen faktisk har mottatt denne. For å dekke dette kan det være lurt å la dem som har mottatt planen, signere for den. Dette gjelder En god SHA-plan vil gjerne også forandres når et prosjekt går fremover, og derfor er det lurt at innledningen også inneholder et versjonsnummer, slik at alle også på det viset kan forholde seg til den gyldige versjonen av planen. I stedet for å bli et fokuspunkt, blir mange planer heller ikke brukt aktivt, og erstattes av halvgode møtereferater, uten at en fullstendig oppdatert plan som det kan jobbes med, faktisk er i eksistens.

Hva gjøres feil med innledningen?

Det finnes en rekke ting som går galt for mange SHA-planer, allerede ved innledningen. En innledning som er for lang, og ikke kommer til poenget på kort og konsist vis er første fallgruve. Oppramsing av lover og forskrifter er bortkastet plass, det også. Det samme gjelder referanser til kontrakter og krav. Det beste rådet er å holde det enkelt og formålstjenlig, slik at du ender opp med en SHA-plan som faktisk inviterer til bruk og kontinuerlig oppdatering, heller en et motbydelig stykke med langtrukken uleselighet. Det gjelder for hele SHA-planen. Mottoet er “kort og konsist”.

Hvordan skal organisasjonen beskrives i en SHA-plan?

Organisasjonen for et prosjekt beskrives best grafisk i form av et organisasjons-tre. Her skal rollefordeling i henhold til byggherreforskriften og arbeidsmiljøloven tydeliggjøres (som arbeidsgiver, koordinator utførelse eller enkeltpersonforetak), samt at enterpriseforholdet (som totalentreprenør, underentreprenør, prosjekteringsleder) skal komme tydelig frem, samtidig som hierarkiet beskrives med tildelte ansvarsområder. Synliggjør hvilke personer som innehar rollene. Om der er mange små virksomheter og enkeltmannsforetak involvert kan disse tilføyes på en liste, i stedet for at man lager et overkomplisert grafisk fremstilling. Sett en merknad i kartet med henvisning til oversiktslisten. Husk det viktigste er å holde ting enkelt.

Hva pleier folk å gjøre feil her?

Her er det også mange vanlige feil. Noen glemmer å beskrive enterpriseformen, eller de glemmer rollene. Noen ganger inkluderes roller og funksjoner som ikke er relevante med henhold til verken HMS eller SHA-arbeid. Ofte glemmes det også å oppdatere kartet ved endringer.

Hvordan skal fremdriftsplanen som del av en SHA-plan se ut?

Fremdriftsplaner for store anlegg er ofte ganske gedigne, og de egner seg lite som rask lesning i et praktisk dokument som SHA-planen skal være. Derfor bør man lage en kompakt versjon av fremdriftsplanen. Denne skal inkludere prosjektert byggestart, de viktigste delmålene og når de skal være oppnådde, så vel som en dato for ferdigstilling og endelig overtakelse. Rekkefølgen for delmålene kan gjerne inkludere anvisninger om når de skal gjennomføres med forhold til vær og årstid, av tekniske eller sikkerhetsmessige årsaker, eller de kan settes i sammenheng med at den korrekte rekkefølgen av visse mål er viktig av sikkerhetsgrunner.

Den detaljerte fremdriftsplanen kan holdes som et sekundært dokument

Deretter kan det i SHA-planen gjerne henvises til en komplett fremdriftsplan, som også skal være offentlig tilgjengelig, og enhetlig for alle entreprenører, slik at de kan bruke denne til å koordinere arbeidsoppgaver med hverandre, og eventuelt rette på ting som er upraktiske eller dårlig koordinerte. Deretter skal planens versjon oppdateres, og holdes tilgjengelig i gyldig versjon, samt at den skal deles ut til alle arbeidsgivere, og tilgjengeliggjøres for alle arbeidende. En vanlig feil her er at ikke alle som trenger det har tilgang på den samme planen, men kun på deler, eller på eldre versjoner.

Hva skal kapittelet “Spesifikke tiltak” i en SHA-plan inneholde?

Hensikten med dette kapittelet er å skape en oversikt over eventuelle risikofaktorer som utgjør fare for liv og helse, samtidig som man skal ha en beskrivelse av hvordan denne faren reduseres til et minimum. Dette gjelder spesielt for arbeidsoperasjoner med et uakseptabelt risikonivå. Her gjelder det å være spesifikk med hensyn til arbeidsoppgavene som er farlige. Eksempler kan være, innheising av last med heisekran, massetransport med tunge kjøretøy på provisorisk veidekke, eller bruk av sprøytebetong for bergsikring. Faremomentene settes best inn i en rutetabell, hvor farekilde, uønsket hendelse, spesifikke tiltak, referansedokument og ansvarlig person/entreprenør for tiltaket utgjør hver sin blokk. For bruk av sprøytebetong, kan man for eksempel trekke frem kjemisk helsefare, som bør begrenses med åndedrettsvern for de utførende, samt rydding av området for alle uten direkte tilknytting til oppgaven. Da vil alle entreprenører bli ansvarlige for å holde sine folk unna.

Hvordan skal kapittelet “Rutiner for avviksbehandling se ut?

Det er mye forvirring rundt avviksbehandling. Hensikten med avviksbehandling slik begrepet ofte brukes, er at det skal tjene som et grunnlag for å gjennomføre løpende kvalitetskontroll, både med hensyn til HMS og produktet, så vel som med prosessen. Om et “avvik” inntreffer skal det stadfestes om det er på grunn av brudd på reglement, eller om det er reglementet som ikke har vært tilstrekkelig dekkende. Avviksbehandling i en SHA-plan er derimot en stadfesting av avvik fra SHA-planen. Dette kan være endringer i organiseringen, endringer i beskrivelser av arbeidsoperasjoner eller fremdriftsplaner, endringer i sikkerhetstiltak eller stadfesting av nye risikofaktorer som krever nye spesifikke tiltak. Kapitelets hensikt er derfor å beskrive hvor endringer innrapporteres, hvordan dette gjøres, og hvem som er redaktør for SHA-planen som kan implementere endringene i en ny versjon av planen. Utformingen kan for eksempel se slik ut:

• Endringer skal meldes skriftlig til koordinator for utførelse umiddelbart etter oppdagelse.
• Koordinator for utførelse ordner meldinger gjennom avvikssystemet til byggherren.
• Byggherren og koordinator for utførelse, sammen med anleggsleder, avgjør om tiltak trengs og eventuelt hvilke tiltak.
• Endringsmeldingen sendes ut til alle som skal ha planen.
• Oppdatert plan lages av ansvarlig redaktør for SHA-planen, og distribueres som ny versjon.

Som du kan se, er målet med dette kapitlet kun å holde resten av SHA-planen oppdatert, som et nyttig ledsagende verktøy som koordinerer alle de involverte.