Forord: Noen råd for deg som må se nærmere på internkontrollforskriften

I denne artikkelen har Total HMS sett nærmere på Internkontrollforskriften i sin omfattende form, og vi presenterer de viktigere elementene på et forståelig og bearbeidet vis. Om du allerede har tatt et HMS-kurs hos oss er du sikkert kjent med Internkontrollforskriften sin grunnleggende form, men det kan lønne seg om du setter av litt ekstra tid for å sette deg inn i forskriften som en helhet , siden den legger rammene for det vanlige HMS-arbeidet, som ledelsen i en bedrift, så vel som verneombudene og tillitsmenn, skal ta hånd om. Forskriften i seg selv er kun 10 sider lang, men siden den trekker inn mange tilgrensende lovverk og andre forskrifter, er det omfattende å forstå uten av at men er kjent med tilgrensende lover og regler. Om du er ny til emnet, som leder, eller som verneombud, eller med et annet verv som har ansvar for vanlig HMS-arbeid, er det derfor tilrådelig å sette av noen arbeidsdager for å bli kjent med lovverket og reglementene, så vel som Internkontrollforskriften. Du kan se på det hele som en langsiktig investering, både med hensyn til at bedriften blir lov-konform med hensyn til eventuelle kontroller fra arbeidstilsynet, men også med hensyn til dine medarbeideres sikkerhet og helse, noe som igjen har en direkte innvirkning på bedriftens fortjeneste, og dine medarbeidere sitt velvære, så vel som at god HMS under sluttstreken også bidrar til å sikre deres arbeidsplasser.

Kontekstualisering av internkontrollforskriften

Det nærmeste støttende lovverket som brukes sammen med Internkontrollforskriften i en norsk bedrifts HMS-arbeid vil vanligvis være arbeidsmiljøloven, så vel som loven om tilsyn med elektriske anlegg, og visse aspekter av loven om brann- og eksplosjonsvern. Også her kan det lønne seg å sette av litt tid for selvstudier, slik at du kan gjøre deg kjent med de referansene som trekkes til og fra internkontrollforskriften. Interkontrollforskriften, eller “Forskrift om systematisk arbeid med helse-, miljø-, og sikkerhet i virksomheter”, har som formål å standardisere måten virksomheter i Norge gjennomfører sitt HMS-arbeid på. Med dette menes, i tråd med forskriftens formålsparagraf, at kravene til systematisk gjennomføring av forbedringsarbeid innen arbeidsmiljø, sikkerhet, forebygging av helseskader, så vel som miljøforstyrrelser fra produkter eller tjenester. Det settes også standarder for vern av våre omgivelser når det kommer til potensiell forurensing og avfallshåndtering, så vel som krav til forebyggende arbeid når det kommer til uhell og ulykker i forbindelse med en virksomhets vanlige aktivitet. Dette forutsetter en aktiv planlegging og organisering av hms-arbeidet, som igjen skal lede til at internkontroll gjennomføres regelmessig, noe som igjen skal føre til forbedringer i sikringsarbeid og vedlikeholdsarbeid med hensyn til kravene eller oppfordringene som er å finne i den samlede kroppen av regelverk, forskrifter og lover som legger rammene for HMS-arbeid.

Hvem må innrette seg etter internkontrollforskriften?

Forskriften trådte i kraft fra 1997, men den er blitt endret flere ganger siden den gang, siste gang i 2017. Når det kommer til virkeområdet til Internkontrollforskriften, så favner denne vidt. Selv om spesielle områder som omfattes av forskriften utpekes, kan man enkelt si at den omfatter all virksomhet i Norge. Spesielt siden første virkeområde er en henvisning til lov om tilsyn med elektriske anlegg, en lov som inkluderer alle virksomheter som benytter seg av strøm, så vel som elektriske anlegg og elektriske maskiner.¨ Utover dette henviser virkeområdet til mange andre gjeldende lovverk. -Sivilbeskyttelsesloven sin § 23 foreskriver nødvendige tiltak som bedriften må ha på plass for å beskytte seg selv. -Produktkontrolloven gir visse standarder for når produkter kan selges. –Den oppdaterte arbeidsmiljøloven gir beskyttelse til de ansatte. Dertil kommer forurensningsloven, som gjelder i alle virksomheter med ansatte. Genteknologiloven gjelder det også å ta hensyn til, sammen med strålevernloven og loven om brann- og eksplosjonsvern, om dette er aktuelt for virksomheten. Om flere forskjellige regelverk kommer sammen for å regulere virksomheten i en bedrift, er det opp til bedriften selv, å etablere et system som på godt vis lar kontrollen standardiseres.

Hvem omfattes ikke av internkontrollforskriften?

Selv om forskriften kan virke alt-overgripende, så er det likevel noen typer virksomheter som er utelukket. Alt som foregår på Svalbard er ikke underlagt Internkontrollforskriftens reguleringer. Det samme gjelder også for de virksomheter, som nevnes som unntatte i arbeidsmiljøloven sin § 1-3, som omhandler Petroleumsvirksomhet til havs. Det samme gjelder for enkelte landanlegg som opererer i forbindelse med petroleumsindustrien, men virksomhet av denne typen inkluderes igjen, om de faller inn under sivilbeskyttelsesloven sin § 23.

Ansvaret for den interne kontrollen og for at resultatene av den interne kontrollen fastholdes systematisk

Internkontrollforskriftens §§ 4 og 5 foreskriver hvilke praktiske ansvar som tildeles i en bedrift når det kommer til det systematiske HMS-arbeidet og hvem som skal ta ledelsen når det kommer til å etterkomme forskriftens mange krav. Det er veldig tydelig at det er den eller dem som er ansvarlige for virksomheten, som også har ansvaret for at arbeidsmiljøet ivaretas. Derfor har de også ansvaret for å innføre, vedlikeholde og utøve et system for intern kontroll. Forskriften sier videre at dette skal gjøres i samråd med alle arbeidstakere, og i samarbeid med fagforeningsrepresentanter, siden det er en viktig del av et system for intern kontroll at de ansatte bidrar. Utover dette er det viktig at du lager et system for intern kontroll som er tilpasset det som bedriften, eller en gitt avdeling driver med. Mer risikable arbeidsplasser forutsetter selvfølgelig flere sikkerhetstiltak. Det er forskjell på kontorarbeidsplassen og industriarbeidsplassen. Derfor er det viktig at den enkelte bedriften i første omgang setter seg inn i hvilke lovverk som regulerer deres virke.

Trinn for trinn: Hvordan bygger man opp et system for intern kontroll ifølge Internkontrollforskriften?

Internkontrollforskriften er ganske nøyaktig når det kommer til hva en bedrift må gjøre for å bygge opp et system for intern kontroll. Det første som må gjørers er som nevnt å skaffe oversikt over hvilke lovverk og forskrifter innen helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder. Deretter gjelder det å gjøre disse tilgjengelige, spesielt for dem som er direkte involvert i HMS-arbeidet. Det forventes med andre ord at den i ledelsen som bærer ansvaret for HMS, så vel som ansattes representanter, så vel som verneombud, har gjort seg kjente med, og er i stand til å forholde seg til regelverket som legger rammene for bedriften. Dertil kommer det også til at de med skjønn skal være i stand til å vurdere hvilke forskrifter og lovverk som er de viktigste, og hvilke som kan innta en sekundær rolle med hensyn til virksomheten. Her oppfordrer Total HMS gjerne de ansvarlige til å sette av tid til å sette seg inn i et lovverk og en kropp av forskrifter, som er ganske omfattende. Du må selv vurdere om første lesning er tilstrekkelig, men det er iallfall viktig å være såpass kjent med forskriftene og de tilgrensende lovverkene, at man vet hvor man skal slå opp, når det skulle oppstå tvil.

Om du er usikker om hva du må forholde deg til kan du be om hjelp fra bransjeorganisasjoner og tilsynsmyndigheter:

Om det er uklart for deg hvilke tilsynsmyndigheter og lovverk som du må forholde deg til, så er det mulig å be om veiledning hos de forskjellige ansvarsmyndighetene. Dertil kan du eventuelt få hjelp fra bransjeorganisasjonene om din virksomhet er medlem i eller har tilknytting til en av disse. Her kan du finne hensiktsmessige løsninger og standardiserte systemer som passer bra for bransjen, og som anses som gode og utprøvde av de rådende tilsynsmyndighetene. Det er ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt.

Alle medarbeidere skal vite nok til å kunne bidra til HMS-arbeid og innføring av gode rutiner

Dertil sier internkontrollforskriften at det er ledelsens ansvar at alle arbeidstakere skal ha tilstrekkelige ferdigheter og kunnskaper, som til enhver tid skal være oppdaterte. Forskriften sier ikke nøyaktig hvordan dette skal gjennomføres, men det er å anta at det holder med et regelmessig rundskriv og en årlig gjennomgang i forbindelse med vernerunden, eller annet regelmessig HMS-arbeid. Det er ikke å forvente at alle medarbeidere skal bli eksperter på juss, men de skal være kjente med hvilke regler som gjelder, noe som best håndheves gjennom den vanlige ledelsesstrukturen. Grunnen til dette er at det forventes at alle medarbeidere skal kunne bidra til å følge regler og lover, og til å gjøre arbeidsplassen tryggere og bedre.

Det lille biblioteket kan være digitalt og det samme gjelder for eventuelt annet “papirarbeid”

Med nyeste forandring av Internkontrollforskriften fra 2017 er det ikke lenger ett krav at forskrifter og lovverk skal være tilgjengelige på papir. Det er heller ikke lenger et krav at lister over farlige stoffer eller dokumentasjon av internkontroll og liknende skal være tilgjengelig på papir, selv om det kan være praktisk å ha papirversjoner tilgjengelige. Om du velger en digital løsing for kravet om tilgjengelighet i bedriften kan løsningen være å opprette et digitalt bibliotek, hvor alle ansatte har tilgang til å hente ut e-dokumenter som relaterer til internkontrollforskriften. Så er det opp til deg om du sender et rundskriv per epost eller om du setter opp en henvisning til dette på oppslagstavla.

Steg i internkontrollen må deretter dokumenteres skriftlig

På grunnlag av stegene over, kan så den enkelte virksomheten fastsette hvilke standarder som gjelder for dem. Eventuelt skal de føre tilsyn for å se om virksomheten lever opp til standardene, for så å fastsette hvilke målsetninger som kan settes med hensyn til HMS. Dette inkluderer også at man fordeler ansvarsområder, og setter opp en kommandokjede for, “hvem og hvordan”, med hensyn til regelmessig HMS-arbeid, så vel som for hvilke rutiner som skal følges. Denne HMS-pyramiden fastholdes som skriftlig dokumentasjon. Deretter følger den årlige vernerunden, hvor de ansvarlige kommer sammen, i et forberedende møte. De diskuterer hva tema for vernerunden skal være, og setter av tid til at alle kan bidra til å utforme en plan sammen. Denne planen fastholdes som skriftlig dokumentasjon. Resultatet av vernerunden fastholdes også skriftlig. Deretter følger et evalueringsmøte av funnene. Om mangler er blitt oppdaget skal det utformes rutiner for å kompensere for disse, og for å rette på eventuelle mislighold. Dette forutsetter gjerne at man setter opp et system hvor medarbeidere kan rapportere eventuelle problemer med hensyn til HMS, slik at interne problemer kan løses internt. -Hvordan din virksomhet velger å løse denne forpliktelsen er opp til dere, men løsningen skal dokumenteres skriftlig. Dertil kommer også et ansvar for systematisk overvåking av internkontrollen i seg selv, for å sikre at systemet som helhet fungerer. Her kan man ordne det hele på enkelt vis, nemlig ved at ledelsen etterkommer sine vanlige arbeidsoppgaver med ettersyn, og lager en skriftlig rapport om hvordan HMS-tilstanden i bedriften eller i avdelingen er.

Kompetansebevis som del av dokumentasjonen

I arbeidsområder hvor de ansatte gjennomfører oppgaver som krever en viss kompetanse, er det en del av dokumentasjonskravet at denne kompetansen dokumenteres som del av det systematiske HMS-arbeidet. Der medarbeidere har kompetansebevis eller sertifikater som ikke er påkrevde, kan disse likevel legges ved.

Tilsynsmyndigheter og tilsyn slik det menes i internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften fletter som nevnt sammen en rekke lovverk, og sorterer samtidig ansvarsfeltene til en lang rekke tilsynsmyndigheter, som hver for seg har et spesialfelt, med hensyn til de lovverk som gjelder for akkurat din virksomhet. Om bedriften er av større omfang kan det ende med at du kan få tilsyn fra mange forskjellige kontorer, tilsyn og direktorater. Arbeidstilsynet har et overordnet ansvar siden de sjekker oppfølging av arbeidsmiljøloven, og det er vanlig at de kommer innom på anmeldte besøk, om ikke bedriften har blitt anmeldt. De kan komme på overraskelsesbesøk om der er blitt gitt grunner for mistanker om mislighold av arbeidsmiljøloven. Når det kommer til brannvern og elektriske anlegg kan det komme tilsyn fra el-tilsynet eller lokale brannvernmyndigheter. Om bedriften produserer varer kan det også her komme tilsyn fra disse to instansene. Når det kommer til fare for forurensing, sivilbeskyttelse, industrivern, sjøfart relatert til fritidsbåter ol., samt aspekter av bruk av genteknologi, så er dette noen tilfeller underlagt fylkesmannens kontor. -Grunnen til dette er at fylkesmannen representerer staten (ikke fylket) i de forskjellige fylkene. Dermed forvalter han en del oppgaver som også kan tilfalle forskjellige direktorater, med hensyn til overlappende aspekter av forurensing. Utover dette kan man også få direkte tilsyn fra miljødirektoratet, Næringslivets sikkerhetsorganisasjon, Sjøfartsdirektoratet, Helsedirektoratet, Statens strålevern og luftfartstilsynet, som har ansvar for arbeidsmiljøet til flygende personell i sivil luftfart.

Mulig å klage i kraft av forvaltningsloven

Det er mulig å klage på avgjørelser som du mener er urettferdige eller i utakt med loven eller forskrifter. Da klager du direkte til det overordnede departementet. Arbeidstilsynet sine avgjørelser kan for eksempel innklages til Direktoratet for arbeidstilsyn.