En introduksjon til Forskrift om organisering, ledelse og medvirking

Som navnet på forskriften tilsier, omhandler Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning de grunnleggende organisatoriske stegene for hvordan arbeidsmiljøarbeidet i en virksomhet skal finne sted. Den dekker hvordan arbeidstakere og deres representanter, som tillitsvalgte og verneombud, kan utøve innflytelse på arbeidsplassen og hvordan ledelsen skal samarbeide med dem, for virksomhetens gode arbeidsmiljø.

Dertil beskriver forskriften hvordan verneombud, ledere og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal utdannes for å kunne gjennomføre sine oppgaver. Dette legger grunnlaget for den typen HMS-kurs som Total HMS og mange andre aktører kan tilby.

Grunnmuren i et systematisk arbeidsmiljøarbeid

Forskriften om organisering, ledelse og medvirkning hører til de fire forskriftene som sammen omtales som arbeidsmiljøforskriftene. Denne oversiktlige sorteringen av regelverket for HMS og arbeidsmiljø har vært i kraft siden 2013. Forskriften er den første i rekken av de fire forskriftene, som bør leses i sammenhengende rekkefølge.

På dette viset kan Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning ses som en “del 1”, hvor fortsettelsen følger, i form av Arbeidsplassforskriften, Forskrift om utførelse av arbeid og Forskrift om tiltaks og grenseverdier.

Det første steget som må tas for en verneombudsordning

Forskriften legger vekt på å definere hva arbeidsmiljøloven mener når den pålegger valg av verneombud og opprettelse av arbeidsmiljøutvalg. I §3 finner du en nøyaktig beskrivelse hvilke betingelser som må være oppfylt for at de ansatte kan kreve en verneombudsordning. Her beskrives også hvordan verneombudet velges.

Om virksomheten har en eller flere fagforeninger som organiserer mer enn 50 % av de ansatte, så kan fagforeningene utpeke verneombudet. Hvis de ansatte ikke er organiserte i stor nok grad, så stemmes det. Vanligvis skal den som velges ha 3 års arbeidserfaring i virksomheten, men kravet er ikke absolutt. Om virksomheten for eksempel er ny, kan man se bort fra denne føringen.

Mer nøyaktige beskrivelser av valggangen og de forskjellige stegene som tas for å opprette både verneombudsstillingen og arbeidsmiljøutvalget, følger i samme paragraf.

Trenger vi et verneombud?

Ansatte ved bedrifter med 5 ansatte har krav på å opprette en verneombudsstilling,.

Fordelen av en begrenset verneombudsordning for ledelsen?

For ledelse som ønsker en verneombudsordning, er det derimot ingen begrensninger for å opprette en slik stilling, selv om der er færre ansatte ved virksomheten. For en ledelse som har mange “baller i luften”, og for virksomheter hvor der eksisterer arbeidsmiljøproblemer, og overhengende risikofaktorer, kan et verneombud være en god samarbeidspartner for å oppfylle kravene i regelverket, og for å vedlikeholde et godt arbeidsklima i bedriften.

Dette gjelder gjerne om dere arbeider på forskjellige steder, som håndverkere som reiser fra byggeplass til byggeplass, eller om bedriften har flere arbeidsområder eller bygg.

Regelverket sier at et verneombud skal ha tilstrekkelig tid til å gjennomføre sine oppgaver, og der er ingen foreskreven minstetid. Om oppgavene til verneombudet ikke er mange og omfattende, kan stillingen holdes liten, slik at kostnadene ikke blir for store for en liten virksomhet.

Spesielle ordninger for SHA i bygg og anlegg og for store verk

Spesialkapitler i forskriften dekker også de spesielle utfordringene som regionale verneombud ved større virksomheter og samarbeidsprosjekter kan møte på.

Ett kapittel omhandler havneanlegg hvor det foregår lossing og bunkring, mens et annet kapittel dekker de spesielle behovene som oppstår i større industrianlegg og innen store byggeplasser, hvor mange virksomheter kan arbeide sammen på samme sted.

Siden 2011 er det også kommet reguleringer for regionale verneombud innen hotell og restaurant-bransjen. Denne stillingen er uavhengig av enkelte arbeidsgivere, og finansieres av avgifter pålagt alle arbeidsgivere innen bransjen. Formålet med denne spesielle ordningen er å hindre useriøs drift i en bransje som kjennetegnes av dårlig organisering og dårlige arbeidsforhold.

Oppgavene som tilfaller verneombud og arbeidsmiljøutvalg jamfør Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning

Utover valgordningen av verneombud, spesifiserer forskriften også de spesielle oppgavene innen arbeidsmiljøarbeidet, som tilfaller ledelsen og verneombudet i en virksomhet. Her holder forskriften seg tett til tilsvarende kapitler i Arbeidsmiljøloven, samtidig som den støtter seg til Internkontrollforskriften.

I de følgende kapitlene i forskriften, drøftes tema som “risikovurdering”, den direkte begynnelsen på systematisk internkontroll. Dette betyr at ledelsen og verneombudet systematiserer informasjon om sykmeldinger, ulykker, farlige elementer i arbeidshverdagen, gjerne satt i sammenheng med intervjuer av medarbeidere, over emner som helse, arbeidsmiljø og problemer på arbeidsplassen.

Dette gir grunnlaget for en handlingsplan, slik den beskrives i internkontrollforskriften, men det kan også medføre andre konsekvenser, som for eksempel en oppdatering av arbeidsinstrukser, eller instrukser for bruk av kollektivt og personlig verneutstyr.

Deretter følger omtale av opplæring av arbeidstakere og hvilke kvalifikasjoner som kan avkreves arbeidstakere, i forhold til hvilken opplæring som kan eller skal skje på arbeidsplassen. Om personlig verneutstyr skal brukes, holder det for eksempel ikke kun at det er satt opp informasjonsskilt. Arbeidstakere skal også få instruksjon om hvordan utstyret skal brukes.

Etter dette, følger instruksjoner om kontroll av arbeidsmiljøet, med hensyn til arbeidsplassforskriften, som tar hensyn til den fysiske arbeidsplassen og hvordan denne skal være utformet, sikkerhetsskiltet og vedlikeholdt, i samvirke med Forskrift om personlig verneutstyr (PVU-forskriften).

Hvordan skal vi forstå Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning?

Det er viktig å forstå forskriften i en større sammenheng. Slik denne korte artikkelen viser, er det mange nav som biter i hverandre, noe som kan gjøre det vanskelig å begripe omfanget av forskriften, sett i sammenheng med helheten av regelverket for arbeidsmiljø og sikkerhet på arbeidsplassen.

Forskriften kan forstås på sitt eget grunnlag, alene, når det kommer til den grunnleggende organiseringen av arbeidsmiljøarbeidet, og dere kan bruke den som en ledetråd om bedriften er i ferd med å opprette en verneombudsordning, eller et arbeidsmiljøutvalg. Ledere kan også bruke forskriften for å informere seg selv om sine arbeidsmiljøoppgaver, om det kun er dem selv som har ansvaret for det systematiske HMS-arbeidet.