Hvordan etablerer vi et system for avvikshåndtering?

Enhver virksomhet skal jamfør arbeidsmiljøloven ha rutiner for å avdekke, korrigere og forebygge avvik fra regelverket. “Avvik” er per definisjon et brudd på regelverket. Årsaken til skaden er avviket, ikke skaden i seg selv.

Teorien rundt avvikshåndtering er lik om det gjelder kvalitetssikring av produkter og tjenester, eller av HMS-arbeidet på arbeidsplassen. Det hele begynner med systemutvikling sammen med en definering av hva som anses som avvik, og følges av en systematisk registrering av definerte avvik, avvikshåndtering eller behandling, og deretter en avsluttende oppfølging.

Det er arbeidsgiver som har ansvar for at regelverket følges. Han må derfor kontrollere at dette finner sted. Dette gjøres ved hjelp av verneombudsordningen, instruksjonsretten og ledersystemet, men også ved hjelp av et etablert og kjent system for innrapportering og håndtering av avvik, som tar imot input fra alle medarbeidere.

Hva defineres som avvik?

Som nevnt er avvik et hvert brudd på regelverket for helse, miljø og sikkerhet. Det kan være noe så enkelt som at ansatte mangler verneutstyr, at kjemiske stoffer ikke blir behandlet på riktig vis, eller at de lagres på uforsvarlig vis, at ansatte lider skade på jobb, eller at ansatte som jobber i bråkete arbeidsområder ikke har rutinemessig kontroll av hørsel.

Avvik kan også være brudd på viktige prosedyrer, instrukser eller rutiner i virksomheten. Begrepet omfatter alt som ikke kan betegnes som sikker drift, uten hensyn til bransje eller arbeidsoppgaver. Normale variasjoner i den daglige driften er derfor ikke et avvik i HMS-forstanden, selv om de medfører et brudd på en intern eller global kvalitetsstandard.

Et eksempel på hvordan vi skal tenke for å stadfeste hva som er avviket i systemet

En medarbeider mister en fastnøkkel fra arbeid på et stillas, den faller ned gjennom glipen ved veggen og singler og hopper gjennom flere etasjer før fallet til fastnøkkelen stopper. Det gikk bra med alle denne gangen, men hva er det som konstituerer avviket?

Den for enkle varianten vil være å si at avviket er at fastnøkkelen falt ned. Men dette er utilstrekkelig. Fallet i seg selv, er hendelsen. Vi må se etter avviket på andre steder.

Det første og mest opplagte avviket er at det ikke var sikringswire for arbeid i høyden på verktøyet. Det kan hende at arbeidstaker ikke har fulgt instruks på dette området, eller at arbeidsgiver ikke har stilt nødvendig sikringsutstyr til rådighet.

Det sekundære avviket kan være at det ikke er tilstrekkelig sikring mot fallende gjenstander på stillaset. Det kan hende det mangler sparkebord (list på fothøyde) eller sikringsnett mot fallende gjenstander mellom etasjene.

Avviksmeldingen blir i så fall, eksempelvis; “Avvik grunnet manglende i sikringsrutiner for arbeid i høyden. Arbeidstaker NN manglet sikringswire og sparkebord var ikke satt korrekt tilbake etter arbeid på veggparti”.

Hvilke hendelser bør registreres i et system for avvikshåndtering?

• Årsaken til alvorlige hendelser
• Årsaken til hendelser som har ført til personskader, miljø eller utstyr
• Arbeidsulykker
• Arbeidsrelatert sykdom
• Miljø- eller helseskadelige utslipp

 “Ikke-hendelser” som også er avvik

Det er også viktig å registre nestenulykker som avvik, selv om det gikk bra denne gangen. Det kan koste langt mer å håndtere skader som kan oppstå, enn det koster å forebygge dem.

• Årsaken til nestenulykker som kunne endt ille
• Feil på sikkerhetskritisk utstyr som oppdages tidsnok
• Åpen ventil som burde vært lukket
• Dårlig forpakning som byttes ut før lekkasje oppstår

Bygg en kultur for avviksmelding med et system som kan brukes av alle

Et fungerende avvikssystem har også en god del levende deltakere. Arbeidsgiveren må derfor legge til rette for en HMS-kultur hvor det faktisk forventes at alle medarbeidere melder om avvik. Dette forutsetter at de er informerte om hva et avvik er, men det forutsetter også at rapporterte avvik følges opp og tas hånd om på en seriøs måte. Regelverket forplikter alle medarbeidere til å melde ifra om mangler og en god leder kan lære av denne kommunikasjonen, for å lage en tryggere arbeidsplass som sparer unødige utgifter for hendelser forårsaket av avvik.

Eksempel på en overordnet rutine for avvikshåndtering:

Virksomheten har følgende rutine for å rapportere og håndtere avvik:

Avviksrutine:

• Alle medarbeidere er forpliktede til å melde fra om avvik om de oppdager dem.
• Ved feil, mangler eller rutiner som ikke følges, skal dette meldes til nærmeste overordnede eller til verneombudet. Deretter skal skjema for avviksmelding følges ut.
• Merk: I tilfelle av arbeidsulykker med personskade skal dette umiddelbart meldes til daglig leder.
• Om det er mulig skal avvik korrigeres umiddelbart.
• Daglig leder, eller oppnevnt ansvarlig stedfortreder, skal registrere et hvert avvik, sørge for tiltak og informasjon til verneombudet.
• Daglig leder, eller oppnevnt ansvarlig stedfortreder, kan registrere avvikssaker som ferdigbehandlet.
• Alle registrerte avvik skal jevnlig bearbeides i ledergruppen. Eventuelt kan de behandles av arbeidsmiljøutvalget, forutsatt at virksomheten har dette,

Total HMS utvikler et digitalt system for avvikshåndtering og alle andre HMS-oppgaver

Total-HMS er i ferd med å utvikle et integrert digitalt system for håndtering av avvik. Detter er et system som lever opp til lovens krav om avvikshåndtering, samtidig som det lar deg digitalisere alt annet HMS-arbeid og dets dokumentasjon.

Dette er et system som:

• Bidrar til at virksomheten når sine mål
• Hindrer at samme avvik opptrer om og om igjen
• Reduserer risikoen for gjentatte uønskede hendelser og ulykker på arbeidsplassen
• Sikrer både arbeidsmiljø og ytre omgivelser
• Gir deg en høyere produktivitet gjennom færre driftsstanser, mindre sykefravær, svinn og tap.
• Raskere avviksbehandling med øyeblikkelig informasjonsflyt fra meldingen går inn og er tilgjengelig for alle som trenger å informeres.

Systemet er utformet som et komplett system for alle aspekter ved interkontroll og HMS-relaterte oppgaver og kan brukes både fra mobiltelefon, nettbrett eller PC-skjerm, alt etter hva som er praktisk, både for inngang og utgang av informasjon.