Vilkår TotalHMS.no (Total HMS AS)

1. Definisjoner

• Ved bestilling av varer/tjenester av Total HMS AS org: 924 352 817 (Betegnes heretter TotalHMS) godkjenner kunden gjeldende avtalevilkår.
• Fysisk eller juridisk person som på vegne av et foretak bestiller et produkt og/eller tegner en avtale med TotalHMS er ansvarlig for bestillingen. (betegnes heretter som kunden). Foretar bestiller av produktet bestillinger på vegne av foretaket uten tilstrekkelig fullmakt/prokura/signaturrett er bestiller personlig og sammen med foretaket solidarisk ansvarlig for foretakets betalingsforpliktelser for det bestilte produktet overfor TotalHMS.

2. Inngåelse av avtalen

• Generelt
  • Kunden bestiller via elektronisk bestillingsskjema.
  • Avtalen regnes for å være bindende inngått, og kundens betalingsforpliktelse etablert, når TotalHMS har mottatt bestilling via registrerinsskjema, fått en slik bekreftelse via e-post eller annen skriftlig kommunikasjon, samt lest og godkjent TotalHMS sine avtalevilkår.
  • Ved aksept av disse vilkårene godkjenner man også TotalHMS sin databehandleravtale som sørger for at behandlingsansvarlig (kunden) og databehandler (TotalHMS) forstår ansvar og forpliktelser ved behandling av personopplysninge.
• Kurs
  • Leveransen er fullført og bindende når kunde har mottatt bekreftelse via e-post med brukernavn og passord til tjenesten/produktet Kunden har bestilt/meldt seg på.
    • Ved bestilling av lisens(er) og/eller bedriftsintern opplæring, plikter kunde selv å invitere deltaker(e).
  • Kostnadsfri kundestøtte per e-post inngår i avtalen.
  • Ved endring av kursdeltakers navn eller bedriftsinformasjon etter registrering er gjennomført, påløper et endringsgebyr på kr. 450,- herunder manuelle endringer av kursbevis.
• HMS-kort
  • For at levering av HMS-kort skal kunne gjennomføres plikter kunden å oversende nødvendig bildemateriale, signatur, dokumenter, fullmakter samt korrekte opplysninger om virksomheten og/eller ansatte senest 30 dager etter registreringstidspunktet.
  • Kunden gir TotalHMS fullmakt til å gjennomføre søknadsprosess, kommunisere og innhente data hos produsent, Arbeidstilsynet (Arbeidsdepartementet) og Andre relevante aktører.
• Sentral godkjenning
  • For at bistand til søknad skal kunne gjennomføres plikter kunden å oversende nødvendig nødvendig dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskravene samt delegere fullmakt til TotalHMS via altinn.no senest 14 dager etter registreringstidspunktet.
  • Kunden gir TotalHMS fullmakt til å gjennomføre søknadsprosess, kommunisere og innhente data hos Direktoratet for byggkvalitet og Andre relevante aktører.
• Digital synlighet
  • Alle avtaler har en løpende oppsigelsestid på 12. måneder om ikke annet er avtalt skriftlig. 

3. Kundens rettigheter og plikter

• Generelt
  • Alle skriftlige meddelelser fra TotalHMS til Kunden foretas via E-post. Dette inkluderer bl.a. informasjon om prisendringer eller produktendringer, fakturaer, samt eventuelle purringer og inkassovarsler.
  • Kunden er ansvarlig for at korrekt e-post adresse til enhver tid er gjort kjent og tilgjengelig for TotalHMS.
  • Kunden er selv ansvarlig for å tilgjengeliggjøre korrekte opplysninger som er nødvendig for TotalHMS å kunne utføre bestilte tjenester på en tilfredsstillende måte.
  • Tjenester og/eller produkter som tilbys av TotalHMS kan ikke vidreselges og/eller kopieres for komersielt bruk uten skriftlig avtale med TotalHMS.
• Kurs
  • Ved inngåelse av avtalen får Kunden tilgang til sine produkter via en egen bruker og innlogging på https://totalhms.no
  • Kunden er selv ansvarlig for å administrere og nyttiggjøre seg av produktene.
  • TotalHMS eier produktene og Kunden kan disponere dets data internt i bedriften og relevante aktører.
  • Det er ingen bindingstid for kurs.
  • Kunde har selv ansvar for at korrekt firma- og kontaktopplysninger er registrert under bestillingen. Det samme gjelder kontaktinformasjon til kursdeltaker. Dersom dette ikke er korrekt registrert kan ikke TotalHMS garantere for at deltaker får tilsendt relevant informasjon i forkant og/eller etterkant av kurset.
  • Fysiske kurs (klasseromskurs og bedriftsintern opplæring)
    • Dato for gjennomføring avtales individuelt mellom partene, maksimum 14 dager etter registrering/bestilling. 
    • Ved endring/avlysning, plikter Kunde å medele dette til TotalHMS minimum 3 virkedager før avtalt tidspunkt for gjennomføring, nytt tidspunkt for gjennomføring skal avtales innen 3 dager, og gjennomføres innen 7 dager. Kunde plikterå ta kontakt med kursinstruktør for avtale. Ved avvik fra dette punktet anses opplæring/kurs som levert/gjennomført. 
    • Dersom Kunden ønsker å avbestille skal det gjøres minimum 3 virkedager før tidspunkt for gjennomføring, dersom TotalHMS ikke har mottat slik skriftlig melding vil TotalHMS likevell sende betalingskrav i henhold til avtale.
    • Ved avbestilling før overnevnte tidspunkt krediteres 50% av ordreverdi.  
• HMS-kort
  • Kunde har selv ansvar for at korrekt firma- og kontaktopplysninger er registrert under bestillingen. Dersom dette ikke er korrekt registrert kan ikke TotalHMS garantere for å levere sine tjenester på en tilfredstillende måte.
  • Ved behov for unntaksregistering hos Arbeidstilsynet (MVA og/eller NAVs Aa-register), må Kunden signere fullmakt/bekreftelse som fås tilsendt fra TotalHMS. Sammen med fullmakten må Kunden legge ved gyldig firmaattest. Dersom firmaattest ikke er vedlagt, vil TotalHMS uten videre innhente og fakturere Kunden kr 150,-, for innhenting av en slik attest.
  • Dersom bestillingen av hms-kort ikke kan gjennomføres, fordi Kundens ansatte ikke er innmeldt i de nødvendige registrene (NAV Aa-registeret, Sentralskattekontoret for utenlandssaker) eller har innsendt nødvendig informasjon, herunder fullmakt vil TotalHMS likevel sende betalingskrav for bestillingen. Bestillingen effektueres når Kunden har registrert seg i de nødvendige registrene, innen 30 dager fra bestillingstidspunkt.
  • Dersom hms-kort(ene) kommer i retur pga. ukjent/feil adresse, vil det på grunn av sikkerhetsrutiner automatisk bli sendt på nytt til registrert firmaadresse i Brønnøysund. TotalHMS tar ikke ansvar for leveringer til adresser som ikke er korrekte.
• Sentral godkjenning
  • Ved bestilling av bistand til Sentral godkjenning, vil årskontigent for å inneha godkjenning, faktureres direkte av Direktoratet for Byggkvalitet. Årlig avgift er pr. 01.01.25 3750 kroner.
  • Dersom ikke kunden møter til avtalt telefonmøte, vil det påløpe et gebyr på tilsvarende en time arbeid.
  • Dersom kunden ikke har delegert tilgang/rettighet til å gjennomføre søknad for sentral godkjenning i altinn.no innen 14 dager fra bestillingstidspunkt, ansees oppraget for gjennomført. 
  • Dersom gjennomføring av søknad ikke kan gjennomføres manglende dokumentasjon eller avslag på bakgrunn av at kvalifikasjonskravene ikke oppfylles vil TotalHMS likevell sende betalingskrav for bestillingen. Bestillingen effektueres når Kunden har sendt inn nødvendig dokumentasjon, innen 30 dager fra bestillingstidspunkt.
• Digital synlighet
  • Generelt
    • Dersom feil eller brudd på tjenesten skulle oppstå, plikter Kunden omgående å gi melding til TotalHMS om forholdet. Etter mottak av feilmeldingen skal TotalHMS igangsette nødvendige undersøkelser for å identifisere feilkilden og foreta retting.
    • Meldes det om feil etter 30 dager fra leveringsdato, opphører plikten til leverandøren om å rette forholdet.
    • Ved feil som skyldes TotalHMS, skal TotalHMS innenfor normale åpningstider ha startet feilretting senest 1 virkedag etter at feilen er meldt. Kunder med Serviceavtale har anledning til å ta kontakt utenfor vanlig kontortid samt i helger/helligdager. Serviceavtale er en tilleggstjeneste som bestilles etter behov.
  • Nettside
    • Kunden er ansvarlig for at innholdet på nettsider eller annen kommunikasjon ikke bryter norsk lov eller sedvane. TotalHMS har rett til å stenge siden uten varsel dersom siden bryter norsk lov, eller kunden unnlater å betale faktura. Ved stenging vil personer som oppsøker siden bli overført til en side som opplyser årsaken til at siden er stengt. Med innhold menes både tekst, bilde, video, lyd og andre filer.
  • Annonsering / Grafisk design / Programvareutvikling / o.l.
    • Kunden plikter å sende nødvendig materiell innen avtalt oppstart, senest 14 dager etter bestilling. Dersom nødvendig materiell ikke er mottatt fra Kunde innen syv dager etter avtalt oppstart, vil hele ordrebeløpet gå til forfall, og produktet anses som levert.
    • Nødvendig materiell kan oversendes på e-post eller bruke elektronisk skjema for «onboarding», nettadresse for slik «onboardning» vedlegges i ordrebekreftelse.

4. Total HMS sine plikter

• Generelt
  • TotalHMS forplikter seg til å ikke gi uvedkommende opplysninger som TotalHMS mottar i forbindelse med tegning av avtalen.
  • TotalHMS skal sørge for at selskapets Internett tjenester enten gjennom egen web-tjener eller gjennom samarbeidspartner(e) har høyest mulig oppetid og er tilgjengelig for kunden.
  • TotalHMS forplikter seg til å meddele eventuelle prisendringer til kunden senest en måned før endringene vil tre i kraft, men unntak av pris reduksjon på eksisterende tidspunkt.
  • Nettsiden vil kunne være utilgjengelig i korte perioder grunnet oppdateringer, teknisk vedlikehold og lignende.
  • TotalHMS fraskriver seg imidlertid ethvert ansvar for direkte eller indirekte tap, som følge av feil på nettsiden, kursmateriell eller servers nedetid.
  • TotalHMS forbeholder seg retten til å benytte kundens logo og navn som kundereferanse
  • TotalHMS eventuelle erstatningsansvar ovenfor Kunden følger de til enhver tid gjeldende regler, men er i alle tilfeller begrenset til kontraktsverdi oppad begrenses til 1500 NOK
  • TotalHMS forbeholder seg retten til å gjøre endringer som forbedrer produktene uten å informere Kunden om dette.
  • TotalHMS er ikke ansvarlig for å kvalitetssikre informasjon Kunden oppgir under bestilling.
  • TotalHMS etterstreber å gi god og riktig informasjon på nettstedet. Tekst og lenker kan imidlertid inneholde feil og/eller mangler, og Tilbyder fraskriver seg ansvaret for eventuelle følger for kunde eller tredjepart.
  • TotalHMS forbeholder seg retten til å ta kontakt med Kunden når den aktuelle tjenesten utløper. Kunden står fritt til å velge om han/hun videre ønsker å benytte seg av Total HMS sine tjenester. Slik aksept kan gis både skriftlig og muntlig.
• Kurs
  • TotalHMS gir kunden “bestått-garanti”, det betyr at Kunden har innenfor tidsrammen på 12 måneder, mulighet til å gjennomføre kurset og ta avsluttende test helt til kunden består. Det er opp til hver enkelt kunde hvor mye tid og energi som ilegges, men TotalHMS bistår kunder dersom Kunde ikke skulle forstå temaer i kurset.
• HMS-kort
  • Ved fornyelse gis TotalHMS lov til å innhente nødvendig informasjon vedrørende Kundens firma og ansatte. Denne informasjonen brukes kun til administrasjon av fornyelser.
  • Ved bestilling av HMS-kort gjør TotalHMS sitt ytterste for å levere kortene så raskt som mulig. Kunden godtar likevel at TotalHMS ikke kan holdes ansvarlig verken direkte eller indirekte for noen skader eller tap som følger av feil eller forsinket levering, eller manglende oppfølging av HMS-kort der gyldigheten er i ferd med å løpe ut, eller har løpt ut. Dette er inkludert, men ikke begrenset til, tap av fortjeneste, oppdrag eller kunder. Ansvarsfraskrivelsen gjelder selv om Kunde eller tredjepart har gjort TotalHMS oppmerksom på muligheten for en slik skade.
  • Bruker av HMS-kort har eneansvar for å oppbevare kortene trygt. Mistet kort må bestilles på nytt, og prisen for ny bestilling er tilgjengelig på TotalHMS sine nettsider.
• Sentral godkjenning
  • Ved fornyelse gis TotalHMS lov til å innhente nødvendig informasjon vedrørende Kundens firma og ansatte. Denne informasjonen brukes kun til administrasjon av fornyelser.
  • Ved bestilling av Sentral godkjenning gjør TotalHMS sitt ytterste for å gjennomføre søknaden så raskt som mulig. Kunden godtar likevel at TotalHMS ikke kan holdes ansvarlig verken direkte eller indirekte for noen skader eller tap som følger av feil eller forsinket levering, eller manglende oppfølging av Sentral godkjenning der gyldigheten er i ferd med å løpe ut, eller har løpt ut. Dette er inkludert, men ikke begrenset til, tap av fortjeneste, oppdrag eller kunder. Ansvarsfraskrivelsen gjelder selv om Kunde eller tredjepart har gjort TotalHMS oppmerksom på muligheten for en slik skade.
• Digital synlighet
  • TotalHMS har ikke under noen omstendigheter ansvar for direkte tap, indirekte tap eller følgetap som skyldes handlinger utført av TotalHMS iht. sine tjenester, herunder drift, support, tilpasninger, rådgivning eller noen andre områder i leveransen eller programvaren. Kunden kan likevel kreve erstatning dersom TotalHMS har gjort alvorlige feil som ikke er blitt forsøkt fikset etter at TotalHMS ble gjort oppmerksom på det. Dette gjelder aldri integrasjonsløsninger da kvalitet på integrasjoner avhenger av annen 3.part (programvaren det integreres mot) og kan derfor ikke garanteres av TotalHMS. Kreves garanti, kan ikke TotalHMS levere ønsket integrasjonsløsning.

5. Betalingsbetingelser

• Kunden betaler de enhver tid gjeldende priser for de tjeneste som er tilgjengeliggjort av TotalHMS og som beskrives på totalhms.no eller via elektronisk kommunikasjon.
• Ved henvendelser og spørsmål utover produkt-/tjenestespørsmål påløper gjeldende timesats: 1690 NOK.
• Alle priser oppgis uten MVA. til bedriftskunder.
• Digital synlighet:
  • Ved bestilling av nettside, grafisk design og/eller programvareutvikling forskudds faktureres 50% av ordreverdi ved avtaleinngåelse, resterende 50% faktureres ved ferdigstillelse av produkt/tjeneste.
  • Ved bestilling av enkeltoppdrag vedr. digital annonsering og/eller SEO, herunder implementering av analyseverktøy, relevante scripts, utforming av tekst og design av bilder, mm. Faktureres Kunden forskuddsvis 100% av beløpet for oppsett.
  • For løpende avtaler med månedlig betaling/budsjett faktureres det månedlig forskudd for administrasjon av annonseringsbudsjett. Faktisk bruk pr. måned kan variere, dersom ikke annet er avtalt, vil minimum 50% av månedsbudsjettet dekke faktiske innkjøpskostnader.
  • TotalHMS kan fakturere ekstra for ekstraordinært arbeid som kunden ønsker utført og som ikke er spesifisert i kravspesifikasjonen. Likeledes kan det faktureres ekstra for andre ekstraordinære omkostninger, i henhold til enhver tid gjeldene satser.

6. Fakturering

• Alle kurspåmeldinger og andre produkter og/eller tjenester er bindende og faktureres fortløpende ved bestilling.
• Faktura sendes fortrinnsvis igjennom EHF, dersom ikke Kunden har avtale om EHF vil fakturaen sendes til registrerte e-postadresse.
• Faktura utsendes normalt i løpet av en uke etter bestilling er mottatt, med 14 dagers forfall.
  • Unntak for virksomheter som er pålagt andre betalingsbetingelser (utenlandske fakturamottak, internasjonale morselskap, kommuner/fylkeskommuner).
• Ved forsinket betaling av forfalt faktura til TotalHMS beregnes forsinkelsesrenter og kompensasjon for inndrivelseskostnader etter Lov om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven) § 2 og § 3a. Dersom utestående betaling ikke er innbetalt innen 17 dager etter forfall kan forholdet oversendt til inkasso hvor de tilhørende omkostningene blir avkrevd av kunde.
• Kunden aksepterer at TotalHMS kan innhente kredittvurdering og avslå kundeforhold når det foreligger saklig grunn for det. Ved avslag bortfaller alle TotalHMS forpliktelser etter den inngåtte avtale i sin helhet.

7. Angrefrist

• Kurs, bedriftsintern opplæring, og andre produkter/tjenester er tilgjengeliggjort kun til bedriftskunder og det gis således ingen angrefrist.

8. Overdragelse

• TotalHMS kan overdra denne avtalen til en tredjepart på samme vilkår uten å innhente fullmakt fra Kunden.
• Kunden kan ikke overdra tjenester, abonnement eller andre produkter til andre uten skriftlig fullmakt fra TotalHMS.

9. Taushetsplikt

• Partene har taushetsplikt om alle forhold av konfidensiell art uansett formidlingsform. Dette gjelder, men er ikke begrenset til opplysninger om den annen parts tekniske innretninger, rutiner, driftsforhold, priser eller opplysninger som kan skade en av partene eller som kan utnyttes av utenforstående. Partene plikter å ta de nødvendige forhåndsregler for å unngå av konfidensiell informasjon ikke blir gjort kjent for andre i strid med Avtalen. Taushetsplikten gjelder ikke der Leverandør er pålagt å gi opplysninger ved lov eller ved gyldig vedtak fra offentlig myndighet.

10. Mislighold

• Dersom en part vil gjøre gjeldende at den annen part har misligholdt Avtalen, skal dette straks reklameres skriftlig. Betalingsmislighold fra Kunden som varer i 17 dager fra forfallsdato anses alltid som vesentlig mislighold. Ved mislighold kan TotalHMS heve avtalen dersom Kunden ikke har rettet opp misligholdet innen 7 virkedager etter misligholdet ble varslet. Med mislighold menes også brudd på avtalevilkår som kopiering av TotalHMS programvare, innhold eller annet åndsverk. Som alternativ til heving av avtalen kan også TotalHMS velge å innføre bruks-/leveringsbegrensninger til misligholdet eventuelt er rettet opp i.
• TotalHMS har rett til umiddelbart å stenge Kundens eller brukerens tjeneste ved brudd på de her angitte regler eller ved utelatelse av oppgjør. En stengning på bakgrunn av det ovennevnte kan bli å betrakte som en oppsigelse, slik at abonnentens betalingsforpliktelser gjelder frem til det tidspunkt avtalen skulle opphøre ifølge normal oppsigelsestid eller avtaletid.
• Ved stengning vil hele fakturabeløpet for perioden gå til forfall.

11. Force Majeure

• TotalHMS kan ikke stilles ansvarlig for endringer som er forårsaket av forhold utenfor TotalHMS sin kontroll, slik som streik, feil hos underleverandør, lockout, krig og andre omstendigheter, politiske og offentlige bestemmelser.

12. Kopibeskyttelse og åndsverk. 

• TotalHMS forbyr ALL uautorisert tilgang til tjenesten og all dens data. Dersom du ikke har avtale med oss, vil missbruket ble politianmeldt. 
• Missbruk av åndsverk, herunder beskrivelser av kurs og tjenester, kursmatriell og artikler vil sanksjoneres med et eller flere gebyr på minimum pålydende 240000 kr.

13. Tvister. Avtalt verneting

• Ved tvist mellom Kunden og TotalHMS skal alle forhold som springer ut av denne avtalen bringes inn for Tønsberg forliksråd/tingrett. Et eventuelt erstatningsansvar fremmet av Kunden mot TotalHMS er begrenset til kontraktsverdien oppad begrenses til 1500 NOK.
• Krav om erstatning må senest skriftlig fremmes en måned etter at forholdet ble kjent for Kunden eller TotalHMS, eller senest to uker etter at man gjennom kommunikasjon/møter har påvist at det er en uenighet.

Versjon 10. 2022