Et internkontrollsystem er selve fundamentet for et effektivt HMS-arbeid i din virksomhet. Uten et velfungerende internkontrollsystem kan det være utfordrende å sikre at helse, miljø og sikkerhet ivaretas i henhold til lovkrav, og at både ledelse og ansatte involveres aktivt. Her får du svar på hva et internkontrollsystem er, hvordan du implementerer det i praksis, samt hvilke konkrete fordeler du oppnår som bedriftseier eller leder.
Hva er et internkontrollsystem?
Et internkontrollsystem er et systematisk verktøy for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av virksomhetens HMS-arbeid. Systemet består av rutiner, prosedyrer og dokumenter som sikrer at HMS-krav etterleves, og at alle ansatte vet hvilke retningslinjer som gjelder.
Internkontrollforskriften pålegger alle virksomheter å ha et slikt system. Hensikten er å synliggjøre ansvar, oppgaver og tiltak for helse, miljø og sikkerhet i det daglige arbeidet. På den måten kan du enkelt følge opp både lovpålagte krav og interne mål.
Dette skal et internkontrollsystem inneholde
For å være i henhold til myndighetenes krav, må internkontrollsystemet blant annet inneholde:
- Mål for helse, miljø og sikkerhet
- Oversikt over organisering og ansvarsforhold
- Rutiner for avviksrapportering og tiltak ved ulykker
- Dokumentasjon på risikovurderinger
- Plan for opplæring, inkludert HMS-kurs for ansatte og ledere
- Oversikt over lover og forskrifter som gjelder for virksomheten
- Dokumentasjon på kontroll og vedlikehold av utstyr, maskiner og arbeidsprosesser
Et godt internkontrollsystem gir deg full oversikt og gjør det enklere å etterleve Arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Hvordan setter du opp et internkontrollsystem i praksis?
Å implementere et internkontrollsystem kan deles inn i noen enkle, konkrete steg:
1. Kartlegg gjeldende krav
Start med å sette deg inn i hvilke lover og forskrifter som gjelder for din virksomhet. Dette kan du enkelt gjøre gjennom Arbeidstilsynet eller bransjeorganisasjoner. De fleste bedrifter må følge Arbeidsmiljøloven, Internkontrollforskriften, og eventuelle bransjespesifikke HMS-krav.
2. Definer mål for HMS-arbeidet
Hva vil du oppnå innen helse, miljø og sikkerhet? Sett konkrete mål som er relevante for virksomheten. Eksempler kan være reduksjon i sykefravær, ingen alvorlige skader eller styrket sikkerhetskultur.
3. Beskriv organisering og ansvar
Skriv tydelig hvem som har ansvar for ulike HMS-oppgaver, fra daglig leder til verneombud og ansatte. Dette gir alle forutsigbarhet og felles forståelse av rollene i HMS-systemet.
4. Risikoanalyse og handlingsplan
Gjennomfør en risikovurdering av arbeidsplassen. Kartlegg mulige farer, vurder risiko og konkretiser tiltak for å redusere sannsynlighet og konsekvens. Opprett en enkel handlingsplan med tydelige frister og ansvar.
5. Etabler rutiner for avvik og forebygging
Beskriv hvordan avvik, nestenulykker og uønskede hendelser skal håndteres og følges opp. Rutiner for intern melding, evaluering og korrigerende tiltak må inngå i systemet.
6. Planlegg opplæring og kompetanse
HMS-opplæring er en sentral del av internkontrollen. Ledere, verneombud og ansatte må gjennomføre relevante HMS-kurs for å sikre kompetansebygging og etterlevelse av regelverket.
Eksempel: HMS-kurs grunnkurs for arbeidstaker gir ansatte nødvendig kunnskap om lover, medvirkningsplikt og praktisk HMS-arbeid, slik det kreves i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning.
7. Dokumentasjon og kontinuerlig forbedring
Samle all dokumentasjon digitalt eller i perm. Juster rutiner og tiltak årlig eller ved endringer i virksomheten. Et oppdatert internkontrollsystem skal være tilgjengelig for alle, og lett tilgjengelig ved tilsyn.
Fordeler med et godt internkontrollsystem
Et velfungerende internkontrollsystem gir deg oversikt, trygghet og bedre styring med HMS-arbeidet i din virksomhet. Under følger de viktigste fordelene:
1. Økt etterlevelse av lovkrav
Et dokumentert internkontrollsystem hjelper deg å oppfylle Arbeidsmiljøloven, Internkontrollforskriften og relevante bransjekrav. Ved tilsyn fra Arbeidstilsynet kan du raskt fremvise strukturert dokumentasjon på systematisk HMS-arbeid.
2. Redusert risiko og færre uønskede hendelser
God risikovurdering og oppfølging av tiltak minimerer faren for arbeidsulykker og helseproblemer. Det gir økt trygghet på arbeidsplassen og forebygger fravær.
3. Bedre oversikt og effektivisering
Du får alt HMS-arbeid samlet på ett sted, med oppdaterte rutiner, rapporter og kursbevis tilgjengelig elektronisk. Dette gir deg bedre oversikt og letter oppfølgingen i hverdagen.
4. Tydelig fordeling av ansvar
Når roller og ansvar er tydelig beskrevet i internkontrollsystemet, unngår du misforståelser. Alle vet hvilke oppgaver de har, og hvordan de skal bidra til et godt arbeidsmiljø.
5. Bedre arbeidsmiljø og økt trivsel
Systematisk HMS-arbeid og tydelige rutiner bidrar til økt trivsel, færre klager og bedre samarbeidsklima. Et godt arbeidsmiljø er en viktig konkurransefordel, både for rekruttering og for å beholde medarbeidere.
6. Trygghet for ledelse og ansatte
Du som leder har ansvar for å sørge for at HMS-lovgivningen etterleves. Med et lett tilgjengelig og oppdatert internkontrollsystem reduseres risikoen for avvik og sanksjoner, og du dokumenterer innsatsen overfor både ansatte og myndigheter.
Opplæring: Slik sikrer du kompetanse i HMS og internkontroll
Opplæring er en avgjørende faktor for et sterkt internkontrollsystem. Det er viktig at både ledelse, verneombud og ansatte har oppdatert kunnskap om relevante regler, rutiner og prosedyrer.
HMS-kurs grunnkurs for arbeidstaker
Dette grunnkurset gir alle ansatte nødvendig forståelse av lover, forskrifter og praktiske tiltak for et forsvarlig arbeidsmiljø. Kurset dekker arbeidsgivers plikt til å sørge for opplæring, og arbeidstakers plikt til å delta aktivt i virksomhetens HMS-arbeid.
Les mer og meld deg på HMS-kurs grunnkurs for arbeidstaker
Fordeler med kurset:
- Dokumenterer opplæring for arbeidstakere etter Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
- Gir forståelse for systematisk HMS-arbeid
- Digital gjennomføring, kursbevis og tilgang i 6 måneder
- Pris: kr 1290
HMS-kurs for daglig leder
Ledere har et særskilt ansvar for å sikre at HMS-arbeidet gjennomføres, og at et internkontrollsystem er på plass og oppdatert. Kurset gir deg oversikt over lovpålagte krav, lederens ansvar og systemene du trenger for å ivareta HMS på en profesjonell måte.
Les mer og meld deg på HMS-kurs for daglig leder
Fordeler med kurset:
- Oppfyller krav i Arbeidsmiljøloven § 3-5
- Gir tilgang til gratis digitalt internkontrollsystem
- Dokumenterer lovpålagt opplæring ved tilsyn
- Kurset gjennomføres på 5–8 timer, med kursbevis
HMS-kurs for verneombud og AMU
Er du verneombud eller medlem av arbeidsmiljøutvalget, må du ha kunnskap om både systematisk HMS-arbeid og hvordan internkontrollsystemet brukes i praksis. Kurset gir deg innsikt i rollefordeling, avviksbehandling og de viktigste lov- og forskriftskravene.
Les mer og meld deg på HMS-kurs for verneombud og AMU
Fordeler med kurset:
- Alternativ til 40-timers kurs, gjennomføres digitalt på kortere tid
- Tilfredsstiller opplæringskravet for verneombud
- Digital kursbevis og tilgang til oppslagsverk i 12 måneder
Praktiske tips for et godt internkontrollsystem
- Bruk ferdige maler og rutiner for å lette implementeringen
- Legg vekt på enkel tilgjengelighet og brukervennlighet
- Gjør internkontrollsystemet kjent for alle ansatte gjennom informasjon og opplæring
- Sett av tid til jevnlig revisjon og oppfølging
- Dokumenter fortløpende alle kurs, avvik, møter og forbedringstiltak
- Benytt digitale løsninger for dokumentasjon, varsling og oppfølging av tiltak
Kan du dokumentere internkontrollsystemet ditt?
Stiller du deg følgende spørsmål:
- Har du rutiner og dokumenter lett tilgjengelig ved tilsyn?
- Er roller, ansvar og oppgaver klart beskrevet?
- Vet alle ansatte hvor de finner prosedyrer og HMS-informasjon?
- Er risikovurderingene dine oppdaterte?
Svaret bør være ja på alle punkter. Om det er usikkerhet på ett eller flere områder, anbefales det å benytte et nettbasert HMS-kurs for å sikre nødvendig opplæring og brukervennlig internkontrollsystem.
Verdi for din virksomhet
Et gjennomarbeidet internkontrollsystem forbedrer virksomhetens drift og arbeidsmiljø hver dag. Du får enklere etterlevelse, ryddigere rutiner og et tryggere arbeidsmiljø. Systemet bidrar til færre uønskede hendelser, høyere trivsel, lavere sykefravær og bedre dokumentasjon overfor myndighetene. Opplæring og struktur bidrar til forutsigbarhet i hverdagen og gir ledelsen trygghet.
Ta gjerne kontakt for veiledning eller mer informasjon om hvordan du kan innføre et internkontrollsystem og sikre nødvendig HMS-kompetanse i virksomheten.
E-post: [email protected]
Telefon: +47 411 711 00
Finn ditt kurs:
Med et godt internkontrollsystem og riktig HMS-opplæring står din virksomhet bedre rustet til å møte både krav og utfordringer – og lykkes med et trygt, sunt og produktivt arbeidsmiljø.
